Lösungen · Apps · Mitgliederverwaltung
Unsere Branchenlösungen für Verbände, Kammern und Bildungsinstitute sind keine getrennten Produkte, sondern dieselben Apps in anderer Zusammenstellung. Diese Seite beschreibt eine davon einzeln: die Mitgliederverwaltung. Sie trägt Personen, Mitgliedschaften, Rollen und Beiträge — und sie lässt sich für sich allein einführen, lange bevor irgendein weiterer Bereich dazukommt.
Was die App trägt
Der häufigste Fehler beim Nachbau einer Mitgliederverwaltung ist, die Mitgliedschaft als Feld an der Person zu führen. Damit verliert man alles, was sie zu einem eigenen Gegenstand macht — und merkt es erst, wenn jemand zum zweiten Mal eintritt.
Eine natürliche Person und eine Mitgliedsorganisation sind zwei verschiedene Dinge, und beide können Mitglied sein. Ansprechpartner hängen an der Organisation, nicht an der Mitgliedschaft — wechselt die Geschäftsführung, bleibt die Mitgliedschaft unberührt.
Mit Beginn, Ende, Status und Historie. Wer zweimal Mitglied war, hat zwei Mitgliedschaften und eine Person. Das klingt selbstverständlich und ist der Punkt, an dem ein Nachbau in einem CRM an seine Grenzen kommt.
Vorstand, Delegierte, Fachgruppenleitung, Rechnungsempfänger: frei definierbar und zeitlich begrenzt. Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig tragen, auch in verschiedenen Mitgliedschaften.
Pauschale, umsatzabhängig, nach Mitarbeiterzahl oder nach eigener Formel. Die Klasse hängt an der Mitgliedschaft, nicht an der Person — wechselt ein Mitglied die Klasse, bleibt die Historie der alten Festsetzungen lesbar.
Niederlassungen, Zweigstellen, Bezirke, Landesverbände, Fachgruppen. Eine Organisation kann unter einer anderen hängen, ohne dass Personen doppelt angelegt werden müssen.
Mit Gültigkeit, Erteilungsdatum und Widerruf. Das Mandat gehört der Person, die zahlt — das muss nicht dieselbe sein, die Mitglied ist, und in einer Tabelle lässt sich das nicht abbilden.
Automatismen
Ein Vorgang über alle betroffenen Mitgliedschaften, mit Beitragsklasse, Zeitraum und Zahlungsart je Fall. Was dabei herauskommt, geht als Forderung nach Business Central und wird dort zum Beleg — nicht als Liste zum Abtippen.
Läuft eine Mitgliedschaft aus, wechselt der Status von selbst. Niemand muss eine Wiedervorlage pflegen, und niemand schreibt versehentlich ein ausgetretenes Mitglied an.
Jede Nachricht geht auf Basis von 16 E-Mail-Vorlagen in der Sprache hinaus, die an der Person hinterlegt ist. Die Texte pflegt Ihre Geschäftsstelle selbst.
Die Grenze
Die Trennlinie liegt genau dort, wo aus einer Forderung ein Beleg wird. Alles davor gehört der App, alles danach Microsoft Dynamics 365 Business Central:
Diese Grenze ist kein technischer Zufall, sondern eine Entscheidung mit einem einfachen Grund: Beitragsrecht ändert sich selten, Steuerrecht ständig. Bei einer Steueränderung soll Microsoft nachziehen und nicht wir — und Sie sollen nicht auf unseren Releaseplan warten, wenn sich ein Steuersatz ändert. Wer eine Mitgliederverwaltung mit eingebauter Buchhaltung kauft, kauft genau dieses Warten mit.
Wo die App steckt
Die Mitgliederverwaltung wird nicht je Branche neu gebaut. Was sich unterscheidet, sind die Bereiche darum herum und die Sprache an der Oberfläche.
Mitgliederverwaltung plus Fortbildung, Zertifizierung, Mitgliederportal, Serviceverwaltung und Korrespondenz — alle Bereiche auf einem gemeinsamen Datenbestand.
Zur Lösung →Dieselbe Personen- und Vertragslogik, aber mit Teilnehmenden statt Mitgliedern: Kurse, Termine, Anmeldung, Zertifikate und Wiedereinladung.
Zur Lösung →Abgrenzung
Eine Funktionsliste sagt, was etwas kann. Nützlicher ist oft, was es ausdrücklich nicht tut — das erspart die Vorführung, in der sich herausstellt, dass man aneinander vorbeigeredet hat.
Häufige Fragen
Ein CRM kennt Personen und Firmen, aber keine Mitgliedschaft. In einem CRM wird die Mitgliedschaft üblicherweise als Feld an der Person nachgebildet, und damit verliert man alles, was sie ausmacht: Zeitraum, Status, Historie, Rollen, Beitragsklasse. Wer zweimal Mitglied war, mit Unterbrechung, hat zwei Mitgliedschaften und eine Person — das lässt sich in einem Feld nicht abbilden. In dieser App ist die Mitgliedschaft deshalb ein eigenes Objekt mit eigener Lebensdauer. Die Person bleibt daneben bestehen, auch wenn keine Mitgliedschaft mehr läuft.
Die App führt Personen, Mitgliedschaften, Rollen, Beitragsklassen und den Beitragslauf. Sie berechnet, wer wie viel schuldet und an welchem Tag. Was daraus ein Beleg wird, entsteht in Microsoft Dynamics 365 Business Central: Rechnung oder Bescheid, Umsatzsteuer, SEPA-Lastschrift, Mahnwesen und die Übergabe an die Buchhaltung. XRechnung und ZUGFeRD sind dort Standardfähigkeiten; DATEV wird über etablierte Add-ons angebunden. Diese Grenze ist bewusst gezogen: Beitragsrecht ändert sich selten, Steuerrecht ständig — und bei einer Steueränderung soll Microsoft nachziehen, nicht wir.
Ja, und das ist der häufigste Einstieg. Die Mitgliederverwaltung ist das Fundament, auf dem Fortbildung, Zertifizierung und Portal aufsetzen — umgekehrt braucht sie keinen dieser Bereiche. Wer mit ihr anfängt, hat danach einen sauberen Personen- und Mitgliedschaftsbestand und kann jeden weiteren Bereich einzeln dazunehmen. Die Serviceverwaltung braucht nur die gemeinsame Plattformbasis; ihre Verbindung zur Mitgliederverwaltung ist optional.
Eine Person wird einmal angelegt und kann in mehreren Gesellschaften Mitgliedschaften und Belege haben. Verband, Akademie und Servicegesellschaft bekommen in Business Central getrennte Buchungskreise, teilen sich in Microsoft Dataverse aber denselben Personenbestand. Das ist vorgesehen und kein Projektaufbau; die Frage, was eine zweite Gesellschaft kostet, lohnt sich bei jedem Anbieter.
Die Daten liegen in Ihrem eigenen Microsoft-Mandanten, in Microsoft Dataverse. Das ist dieselbe Datenbank, die Microsoft Dynamics 365 verwendet — kein eigenes Dateiformat, aus dem man wieder heraus müsste. Ein vollständiger Export ist jederzeit möglich, und ein anderer Dienstleister kann die Lösung weiterbetreuen, weil jeder Baustein darunter ein Standardprodukt von Microsoft ist.
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