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Demo & Discovery
60-Minuten-Demo der Standard-Anwendung mit Ihren Use-Cases im Hinterkopf. Wir zeigen, was vorhanden ist, fragen, was Sie zusätzlich brauchen, und kalkulieren grob, was die Anpassung kostet.
Model-Driven-App · Branchen-CRM
Eine vorgefertigte Anwendung für Schulungs- und Bildungsanbieter. Vom Kurs-Stammsatz über die Online-Anmeldung bis zum unterschriebenen Zertifikat — alles in einem System, ohne Excel-Inseln, ohne Mailbox-Pingpong und ohne dass die Buchhaltung am Quartalsende drei Tools zusammenfügen muss.
Education-Pricing-Hebel
Bevor wir über Implementierungs-Kosten reden, lohnt sich der Blick auf die Lizenz-Seite. Bildungseinrichtungen, die bei Microsoft als Education-eligible verifiziert sind, bekommen Microsoft 365 A1 kostenfrei — für Lehrkräfte und Lernende, beliebig viele Lizenzen. Microsoft 365 A3 (Faculty ca. 3,00 €, Student ca. 2,30 € pro Nutzer und Monat) und Microsoft 365 A5 (Faculty ca. 7,40 €, Student ca. 5,55 €) sind dann nur noch dort nötig, wo Sie Desktop-Office oder erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen brauchen — typischerweise für Verwaltung, IT und ausgewählte Lehrkräfte.
Beim CRM gilt der zweite Hebel: Wenn Ihre Trägerstruktur gemeinnützig ist (eingetragener Verein, gGmbH, Stiftung, kirchlicher Träger, staatlich anerkannter Bildungsträger), sind Sie für das Microsoft-Non-Profit-Programm berechtigt. Dort liegt Microsoft Dynamics 365 Customer Service Enterprise nicht bei 91 €, sondern bei rund 22 € pro Nutzer und Monat — ein Hebel von rund 75 % auf die Standalone-Lizenz, der die Wirtschaftlichkeit eines Bildungs-CRM-Setups deutlich verschiebt. Volkshochschulen, Berufsbildungs-Werke, kirchliche Akademien und Stiftungs-Bildungseinrichtungen treffen das fast immer.
Themen-Page „Microsoft für Bildungsanbieter" lesen → · Quelle: microsoft.com/de-de/education und nonprofit.microsoft.com — Stand Mai 2026.
Das Problem
In den meisten Schulungs- und Bildungsinstituten haben sich über die Jahre fünf bis sieben Tools angesammelt: ein CRM für Kontakte, eine Excel für Kurse, ein Mail-Tool für Einladungen, eine Buchhaltungs-Software für Rechnungen, eine Lernplattform für Inhalte, ein PDF-Generator für Zertifikate. Jedes für sich funktioniert. Die Übergänge funktionieren nicht.
Was dabei verloren geht, ist die Übersicht. Wer hat sich für welchen Kurs angemeldet, wann wurde bezahlt, wurde teilgenommen, wurde das Zertifikat ausgestellt — und lassen sich aus den Teilnehmenden Folgekurs-Kandidaten gewinnen? Diese Fragen lassen sich in keinem einzigen System vollständig beantworten — sie verteilen sich auf alle. Mitarbeitende füllen die Lücken manuell, mit Listen und Erinnerungs-Mails an sich selbst.
Wir haben diese Lücken geschlossen — als vorgefertigte Anwendung auf Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement Apps. Was Sie dort nicht selbst bauen müssen, ist die Logik: Wir haben sie schon einmal gebaut, in der echten Praxis getestet und liefern sie als Standard-Implementierung. Sie passen Felder, Workflows und Designs an Ihre Bedürfnisse an — die Grundstruktur steht.
Funktionen
Kurs-Vorlagen mit Beschreibung, Lernzielen, Dauer, Preis sowie Mindest- und Maximal-Teilnehmerzahl. Ein Kurs lässt sich beliebig oft als konkreter Termin instanziieren — die Vorlage bleibt an einer Stelle gepflegt.
Teilnehmende als Kontakte mit Historie: alle besuchten Kurse, alle gebuchten Kurse, alle Zahlungen, alle Zertifikate. Wer sich heute für Kurs B anmeldet, ist morgen Kandidat für den passenden Kurs C — das System weiß es.
Kurs-Termine mit Trainer-Zuordnung, Raum-Buchung und Material-Liste. Bei Online-Kursen mit Verknüpfung zum Microsoft-Teams-Meeting. Doppelte Terminkollisionen werden vor dem Speichern erkannt.
Anmeldung über Website-Formular (Power Pages oder eigene Site per API), Bestätigungs-Mail mit Termin und Bezahl-Hinweis, Erinnerungs-Mail eine Woche vorher sowie Storno-Workflow mit Frist-Logik.
Rechnungs-Erstellung pro Teilnehmer oder gesammelt pro Auftraggeber, Übergabe an die Buchhaltungs-Software (DATEV, lexoffice, Microsoft Business Central) per Schnittstelle sowie Zahlungs-Status-Rückmeldung.
Zertifikats-Vorlage mit Platzhaltern für Teilnehmer-Name, Kurs-Titel, Datum, Trainer-Unterschrift. Generierung per Klick oder automatisch nach Anwesenheits-Erfassung. Versand per E-Mail oder Sammel-Druck.
Aus jeder Teilnahme wird automatisch ein Folge-Kandidat. Wer Kurs A besucht hat, bekommt nach 6 Monaten ein Angebot für Kurs B — vorbereitet im System, freigegeben durch den Vertrieb, versendet im Bulk oder einzeln.
Standard-Dashboards: Auslastung pro Kurs, Umsatz pro Trainer, Conversion vom Erstkontakt zur Anmeldung, Wiedereinladungs-Quote. Erweiterbar mit eigenen Power-BI-Reports auf der Dataverse-Datenbasis.
Vorgehen
60-Minuten-Demo der Standard-Anwendung mit Ihren Use-Cases im Hinterkopf. Wir zeigen, was vorhanden ist, fragen, was Sie zusätzlich brauchen, und kalkulieren grob, was die Anpassung kostet.
Microsoft-Dynamics-365-Umgebung, Standard-Anwendung deployen, Felder und Workflows an Ihre Spezifika anpassen, Zertifikats-Templates aus Ihrem Corporate-Design erstellen.
Bestehende Teilnehmer-, Kurs- und Termin-Daten importieren — typischerweise aus Excel, älterem CRM oder branchenspezifischen Tools. Schulung Ihrer Mitarbeitenden mit echten Daten im Test-System.
Produktivsetzung mit drei Wochen Hypercare. Danach Application-Care-Vertrag für die laufende Pflege, Release-Wave-Anpassungen 2× pro Jahr und Support für neue Anforderungen.
Referenz
Seit 2019 nutzt einer unserer langjährigen Kunden — ein deutsch-international tätiger Wirtschaftsverband mit Sitz in Mitteleuropa — die Lösung für sein Schulungs- und Weiterbildungsgeschäft. Mehrere hundert Kurse pro Jahr, mehrere tausend Teilnehmende, eigene Trainerinnen und Trainer sowie externe Dozentinnen und Dozenten, mehrere Sprachen.
Was vorher in drei separaten Tools lag — Kurs-Excel, CRM-Kontakte, Buchhaltungs-Listen — liegt heute in einer Anwendung. Die Mitarbeitenden im Schulungs-Team haben den Kurs-Lebenszyklus auf einem Bildschirm. Die Buchhaltung bekommt sauber strukturierte Rechnungs-Daten, ohne nachträgliche Sortierarbeit.
Auf Wunsch des Kunden anonymisiert. Eine direkte Referenz vermitteln wir gern auf Anfrage.
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Mehr lesen →Häufige Fragen
Für Bildungsanbieter mit 50 bis 5.000 Teilnehmenden pro Jahr. Bei sehr großen Hochschul-Setups verweisen wir auf spezialisierte Campus-Management-Systeme — unsere Lösung ist auf Schulungs-, Weiterbildungs- und Trainingsinstitute zugeschnitten.
Ja. Die Lösung läuft als Model-Driven App auf Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement Apps. Sie benötigen Lizenzen für die Mitarbeitenden, die im System arbeiten — Teilnehmer selbst brauchen keine Lizenz. Welche Lizenz die richtige ist, klären wir im Erstgespräch (siehe auch unser License Cost Calculator).
Ja. Über Power Pages (die Microsoft-eigene Portal-Lösung) oder über eine REST-API zur bestehenden Website. Anmeldung, Bestätigung, Bezahlung können vom Teilnehmer selbst angestoßen werden — der Datensatz landet automatisch im CRM, ohne manuelle Übertragung.
Wir hinterlegen eine Zertifikats-Vorlage (Word oder PDF), die dynamisch mit Teilnehmer-, Kurs- und Datumsdaten gefüllt wird. Per Knopfdruck oder automatisch nach Anwesenheits-Erfassung. Versand per E-Mail oder Sammel-Druck als PDF.
Bei Standard-Setup typischerweise 4 bis 8 Wochen — Kurs-Stammdaten-Import, Anmeldungs-Logik, Abrechnungs-Schema, Zertifikats-Templates. Komplexere Setups mit Anbindung an externe Lernplattformen (Moodle, LearnDash) oder mehrere Sprach-Versionen brauchen länger.
Die Implementierung kalkulieren wir projektbezogen — abhängig vom Customization-Aufwand. Hinzu kommen Microsoft-Dynamics-365-Lizenzen für die Mitarbeitenden sowie ein laufender Application-Care-Vertrag für Pflege und Release-Wave-Anpassungen.
Grundsätzlich ja — die Lösung läuft auf Standard-Microsoft-Dynamics-365 mit Power-Platform-Komponenten. Wer eine eigene Inhouse-Entwicklung oder einen anderen Partner hat, kann die Pflege übernehmen. Wir liefern eine saubere Dokumentation als Teil der Implementierung.
60 Min Live-Demo
60 Minuten geführte Demo — wir zeigen Kursanlage, Anmeldung, Abrechnung und Zertifikats-Generierung an einem konkreten Beispiel. Bringen Sie Ihre Schulungsleitung und Ihre Buchhaltung mit, dann sehen beide gleichzeitig, was es bringt.
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