Lösungen · Apps · Kursverwaltung
Dieselbe App läuft bei einem Verband, der seinen Mitgliedern Fortbildung anbietet, und bei einem Bildungsinstitut, das offene Kurse verkauft. Was sich unterscheidet, sind der Preis und die Stelle, gegenüber der nachgewiesen wird; das Punktekonto hängt in beiden Fällen an der Person. Diese Seite beschreibt die App einzeln, mit ihrer Grenze zur Buchhaltung und mit dem, was sie ausdrücklich nicht ist.
Was die App trägt
Wer eine Kursverwaltung nachbaut, führt Kurs und Termin oft in einem Datensatz. Spätestens beim zweiten Durchlauf desselben Kurses steht die Beschreibung doppelt da — und ab da pflegt sie niemand mehr konsistent.
Die Vorlage trägt Beschreibung, Lernziele, Dauer und Teilnehmergrenzen und wird an einer Stelle gepflegt. Der Termin trägt Datum, Ort, Trainer und Preis. Ein Kurs lässt sich beliebig oft ansetzen, ohne die Beschreibung zu kopieren.
Mit Status von der Anmeldung über die Bestätigung und die Anwesenheit bis zur Bescheinigung. Wer dreimal am selben Kurs teilgenommen hat, hat drei Teilnahmen und eine Person — ein Feld an der Person kann das nicht.
Mit Trainerzuordnung, Raumbuchung und Materialliste. Doppelbelegungen von Raum oder Trainer werden vor dem Speichern erkannt, nicht erst am Kurstag. Online-Termine werden mit dem Microsoft-Teams-Meeting verknüpft.
Je Person, über mehrjährige Nachweiszeiträume, auch für Veranstaltungen anderer Anbieter, die nur nachgetragen werden. Der Erfüllungsstand ist jederzeit abfragbar und muss nicht aus Teilnehmerlisten rekonstruiert werden; Auslastung und Nachweisstand lassen sich mit Microsoft Power BI auswerten.
Über Portal oder Website, mit Bestätigung, Erinnerung vor dem Termin und Storno nach hinterlegter Frist. Was das Mitglied oder der Teilnehmende selbst einträgt, muss die Geschäftsstelle nicht abtippen.
Aus der Anwesenheitserfassung, mit Platzhaltern für Name, Kurs, Datum und Unterschrift. Versand per E-Mail oder Sammeldruck — aus derselben Erfassung wie das Punktekonto, ohne zweite Liste.
Automatismen
Wird ein Platz frei, geht das Nachrückangebot mit Bestätigungsfrist an die nächste Person; läuft die Frist ab, rückt die übernächste nach. Niemand muss eine Liste durchgehen, und kein Platz bleibt leer, weil die Absage am Freitagabend kam.
Mit Zeitpunkt, Ort oder Teams-Link und den Hinweisen, die an der Kursvorlage hängen. In der Sprache, die an der Person hinterlegt ist.
Läuft ein Nachweiszeitraum aus und fehlen Punkte, fällt das auf, solange noch Zeit ist. Das ist der Unterschied zwischen einer Verwaltung und einer Liste.
Die Grenze
Die Trennlinie liegt genau dort, wo aus einer Forderung ein Beleg wird. Alles davor gehört der App, alles danach Microsoft Dynamics 365 Business Central:
Der Grund ist derselbe wie bei der Mitgliederverwaltung: Fortbildungsregeln ändern sich selten, Steuerrecht ständig. Bei einer Steueränderung soll Microsoft nachziehen und nicht wir — und Sie sollen nicht auf unseren Releaseplan warten, wenn sich ein Steuersatz ändert.
Wo die App steckt
Die Kursverwaltung wird nicht je Branche neu gebaut. Was sich unterscheidet, ist das Umfeld — hier Mitgliedschaften, dort offene Kurse.
Fortbildung für Mitglieder: Die Punkte bleiben an der Person, der Mitgliederpreis greift über die Mitgliedschaft automatisch, und der Nachweis wird gegenüber der Kammer erbracht.
Zur Lösung →Offene Kurse für Teilnehmende ohne Mitgliedschaft: Anmeldung über die Website, Abrechnung pro Person oder pro Auftraggeber, Zertifikat am Ende.
Zur Lösung →Abgrenzung
Gerade bei Kursen gehen die Erwartungen weit auseinander. Diese Liste erspart die Vorführung, in der sich herausstellt, dass zwei verschiedene Dinge gemeint waren.
Häufige Fragen
Ein Lernmanagementsystem trägt den Lernstoff: Module, Videos, Aufgaben, Tests, Lernfortschritt. Diese App trägt die Organisation darum herum: wer sich angemeldet hat, wann der Termin stattfindet, wer tatsächlich da war, was abgerechnet wird und welcher Nachweis daraus entsteht. Beides zusammen ergibt ein vollständiges Bild, und beides lässt sich verbinden — aber es sind zwei verschiedene Gegenstände. Wer ein LMS sucht, sucht etwas anderes als diese App; wer Präsenz- und Online-Termine organisiert, abrechnet und bescheinigt, sucht genau sie.
Punkte und Stunden hängen an der Person, nicht an der Veranstaltung. Jede Teilnahme schreibt auf das Konto der Person, mit Zeitraum, Nachweisart und Quelle — auch dann, wenn die Veranstaltung von einem anderen Anbieter stammt und nur nachgetragen wird. Daraus ergibt sich zu jedem Zeitpunkt der Erfüllungsstand für den laufenden Nachweiszeitraum. Fehlende Nachweise fallen auf, bevor der Zeitraum endet, weil der Stand je Person abfragbar ist und nicht aus Teilnehmerlisten rekonstruiert werden muss.
Die App führt Kurse, Termine, Teilnahmen, Konten und Bescheinigungen. Sie bestimmt, wer was zu zahlen hat — Teilnahmegebühr, Mitgliederpreis, Storno nach Frist. Was daraus ein Beleg wird, entsteht in Microsoft Dynamics 365 Business Central: Rechnung, Umsatzsteuer, Zahlung und Mahnwesen. Die Grenze ist dieselbe wie bei der Mitgliederverwaltung und aus demselben Grund gezogen: Fortbildungsregeln ändern sich selten, Steuerrecht ständig — und bei einer Steueränderung soll Microsoft nachziehen, nicht wir.
Ja. Sie braucht Personen, keine Mitgliedschaften. Die gemeinsame Basis ist der Personenbestand in Microsoft Dataverse, nicht die Mitgliedschaftslogik. Wo beide zusammen laufen — ein Verband mit eigener Akademie — kann der Nachweis an der Mitgliedschaft hängen und der Mitgliederpreis automatisch greifen. Wo es keine Mitglieder gibt — ein Bildungsinstitut mit offenen Kursen — hängt alles an der Person. Beide Fälle sind vorgesehen, und der zweite ist kein Sonderfall des ersten.
Die Daten liegen in Ihrem eigenen Microsoft-Mandanten, in Microsoft Dataverse. Das ist dieselbe Datenbank, die Microsoft Dynamics 365 verwendet — kein eigenes Dateiformat, aus dem man wieder heraus müsste. Ein vollständiger Export ist jederzeit möglich, und ein anderer Dienstleister kann die Lösung weiterbetreuen, weil jeder Baustein darunter ein Standardprodukt von Microsoft ist.
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Die zweite App derselben Ebene: Personen, Mitgliedschaften mit Zeitraum und Status, Rollen, Beitragsklassen und der Beitragslauf.
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