Microsoft 365 · Exchange Online
Exchange Online ist die Cloud-Mail-Plattform von Microsoft 365 — Mailbox, Kalender, Kontakte als SaaS, mit Defender for Office 365 als integrierter Security-Schicht und Microsoft Purview für Compliance und Retention. arades GmbH liefert Migration, Setup, Security-Hardening und laufendes Monitoring.
Exchange Online im Überblick
Exchange Online liefert Business-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben als Cloud-Service. Statt eigener Exchange-Server, DAGs, Patches und Backup-Strategien zahlt man eine Lizenz pro Mailbox und Monat — und bekommt eine hochverfügbare, weltweit verteilte Plattform mit 50-GB- oder 100-GB-Mailboxen.
50 GB (Plan 1) oder 100 GB (Plan 2) pro Postfach, mit Online-Archive (Plan 2 unbegrenzt). Outlook auf Desktop, Web und Mobile — plus moderne Outlook-Features wie geteilte Kalender, Räume und Buchungs-Mailboxen.
Gemeinsame Postfächer (z. B. info@, service@) ohne eigene Lizenz, sofern unter 50 GB. Verteiler-Gruppen und Microsoft-365-Gruppen für Team-Mails — verwaltet im Exchange Admin Center und im Microsoft 365 Admin Center.
Mail-Flow-Regeln, Disclaimers, Forwarding, SMTP-Relays und Connectors zu Drittsystemen (z. B. Mail-Archiv-Lösungen oder Branchenanwendungen). Vollständige Kontrolle über den Mail-Flow ohne eigene Hardware.
Lizenz-Pläne
Vier Wege zu einer Exchange-Online-Mailbox — von der günstigen Kiosk-Variante über Standalone-Pläne bis hin zu integrierten Microsoft-365-Paketen.
50-GB-Mailbox, Outlook auf Desktop/Web/Mobile, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Exchange Online Protection (Anti-Spam und Anti-Malware). Standard-Wahl für die meisten Mittelständler ohne weitere Microsoft-365-Lizenz.
100-GB-Mailbox plus unbegrenztes Online-Archive, Litigation Hold, In-Place-Hold, DLP für Mail, und erweiterte Compliance-Funktionen. Für regulierte Branchen oder Power-User mit Hochvolumen-Mailboxen.
Günstigste Variante für Frontline-Worker (Schicht, Produktion, Außendienst) mit eingeschränkter Mailbox-Größe und Web-Zugriff. Sinnvoll für Nutzer, die nur gelegentlich Mail brauchen.
Exchange Online ist in Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium und allen Enterprise-Plänen (E3, E5) bereits enthalten — Plan 1 in Business und E3, Plan 2 in E5. Der wirtschaftlichste Weg.
Hybrid vs. Cloud-Only
Cloud-Only-Setups sind für die meisten Mittelständler einfacher, günstiger und sicherer. Hybrid-Setups haben ihre Berechtigung — als Migrationsbrücke oder für Spezialfälle.
Alle Postfächer in der Cloud, keine eigene Exchange-Infrastruktur. Identität in Entra ID (mit oder ohne Hybrid-AD-Sync), MX-Record auf Microsoft Exchange Online Protection. Standard für Mittelständler ohne regulatorische Sondervorgaben.
Mischung aus Cloud-Mailboxen und On-Premises-Mailboxen mit gemeinsamem Mail-Routing, Free/Busy-Sharing und einheitlicher Adressliste. Sinnvoll während Migrationen oder bei regulatorischen Vorgaben für bestimmte Postfächer.
Migration
Exchange-Migrationen sind unser Stamm-Geschäft seit über 20 Jahren. Vier Migrations-Szenarien decken praktisch jede Ausgangslage ab.
Häufige Stolperfallen: MX-Record-Wechsel mit Coexistence-Phase, Outlook-Profile-Migration, Public-Folder-Strategie, Autodiscover, SPF/DKIM/DMARC-Setup. Bei jedem Punkt haben wir die Standard-Lösungen aus zigfacher Praxis vorbereitet.
Security & Defender for Office 365
Phishing, Business-E-Mail-Compromise und Ransomware kommen fast immer über E-Mail. Exchange Online Protection (EOP) ist die Basis — Defender for Office 365 die zweite Schicht.
Anti-Spam und Anti-Malware als Basis-Schutz, in jedem Exchange-Online-Plan und in jedem Microsoft-365-Plan enthalten. Reicht für klassische Spam-/Malware-Bedrohungen, aber nicht für gezielte Phishing-Kampagnen.
~1,90 € / Nutzer / Monat (Add-On)
Safe Attachments, Safe Links, Anti-Phishing mit Impersonation-Schutz. In Microsoft 365 Business Premium und E5 enthalten. Standard-Empfehlung für jeden Mittelständler.
~4,60 € / Nutzer / Monat (Add-On)
Threat Explorer, Attack Simulation, automated Investigation & Response. In Microsoft 365 E5 enthalten. Für Compliance-getriebene Branchen oder Unternehmen mit Security-Operations-Team.
Compliance & Retention
Exchange Online integriert sich mit Microsoft Purview für Retention, Litigation Hold und eDiscovery — die häufigsten Compliance-Themen rund um Mail.
arades-Services rund um Exchange Online
Sechs konkrete Lieferleistungen rund um Exchange Online — als Discovery-Spike, Festpreis-Projekt oder im Application-Care-Vertrag.
Cutover, Hybrid oder IMAP — Migration aus Exchange On-Premises, Google Workspace, IBM Notes oder klassischen Mail-Providern auf Exchange Online. Inklusive MX-Wechsel und Outlook-Profile-Migration.
Tenant-Konfiguration, Mailbox-Provisionierung, Transport-Regeln, Connectors, Public-Folder-Strategie, SPF/DKIM/DMARC, Autodiscover. Sauberes Fundament für den langfristigen Betrieb.
Defender for Office 365 Setup, Safe Attachments und Safe Links, Anti-Phishing-Policies, MFA-Enforcement für Postfach-Zugriff, Conditional Access in Entra ID — gemeinsam mit Ihrer IT.
Microsoft Purview Retention Policies, Litigation Hold, eDiscovery-Setup, DLP-Regeln — entlang Ihrer Branchen- und Compliance-Anforderungen konfiguriert und dokumentiert.
Laufendes Monitoring der Mail-Sicherheit, Quarantäne-Reviews, Berichte zu Phishing-Versuchen und blockierten Anhängen — als Bestandteil eines Application-Care-Vertrags.
Hybrid Exchange für Migrationsphasen oder regulatorische Sonderfälle. Aufbau, Betrieb, geplante Abschaltung nach erfolgreichem Cutover — ohne dass die Hybrid-Brücke zur Dauer-Lösung wird.
Häufige Fragen
Exchange Online Plan 1 liegt bei rund 4 € pro Mailbox und Monat (50 GB-Mailbox, Mail, Kalender, Kontakte). Plan 2 liegt bei rund 8 € (100 GB-Mailbox, In-Place-Hold, unbegrenztes Archiv, DLP). Die Kiosk-Lizenz für Frontline-Worker ist mit rund 2 € pro Nutzer und Monat die günstigste Variante — mit eingeschränkter Mailbox-Größe und nur Web-Zugriff. In allen Microsoft-365-Business- und Enterprise-Plänen ist Exchange Online bereits enthalten.
Hybrid Exchange ist sinnvoll, wenn die Migration aus Exchange On-Premises stufenweise erfolgen soll, bestimmte Postfächer aus regulatorischen Gründen on-prem bleiben müssen, oder spezielle SMTP-Relay-Szenarien für Drittsysteme bestehen. Reine Cloud-Setups sind für die meisten Mittelständler einfacher, günstiger und sicherer — Hybrid ist die Brücke, nicht das Ziel. Wir bauen Hybrid-Bridges für die Migrationsphase und schalten sie nach erfolgreichem Cutover gezielt ab.
Eine Cutover-Migration (für kleine Umgebungen unter 150 Mailboxen) verschiebt alle Postfächer in einem Schritt. Bei größeren Umgebungen läuft die Migration meist als Hybrid-Migration in Wellen — mit Hybrid Configuration Wizard, Migration Batches und Mailbox-Move-Requests. Wichtig sind MX-Record-Wechsel, Outlook-Profile-Migration, Public-Folder-Strategie und DNS-Anpassungen (Autodiscover, SPF, DKIM, DMARC). Realistischer Zeitrahmen 4–10 Wochen je nach Umgebungs-Größe.
Google-Workspace-Migrationen laufen typischerweise über den Microsoft Migration Manager mit Google-Workspace-Connector oder über Drittanbieter-Tools wie BitTitan MigrationWiz. Mail, Kalender und Kontakte werden übernommen, Google Drive-Inhalte parallel auf SharePoint und OneDrive umgezogen. Wichtige Punkte: Domain-Verifizierung in beiden Tenants, Coexistence-Phase mit dualem Mail-Routing, und Anwender-Schulung — die UX-Unterschiede zwischen Gmail und Outlook sind das eigentliche Adoptions-Thema.
Exchange Online enthält Basis-Anti-Spam und Anti-Malware (Exchange Online Protection, EOP) — das deckt klassisches Spam-Filtering ab. Defender for Office 365 Plan 1 (rund 1,90 € pro Nutzer/Monat) ergänzt Safe Attachments, Safe Links und Anti-Phishing für Business-E-Mail-Compromise. Plan 2 (rund 4,60 €) bringt zusätzlich Threat Explorer, Attack Simulation und automated investigation. In Microsoft 365 Business Premium ist Plan 1 enthalten, in E5 sogar Plan 2. Für Mittelständler empfehlen wir mindestens Plan 1 als Standard.
Microsoft Purview Retention Policies definieren, wie lange Mails aufbewahrt und wann sie gelöscht werden — auch bei aktivem Löschen durch den Anwender. In-Place-Hold und Litigation Hold (Plan 2 / E3) sichern Mails über die Aufbewahrungs-Dauer hinaus für regulatorische oder rechtliche Zwecke. eDiscovery (Plan 2 / E3 / E5) erlaubt strukturierte Suche und Export für interne Untersuchungen oder behördliche Anfragen. Wir konfigurieren die Policies entlang Ihrer Branchen- und Compliance-Anforderungen.
Ja — als Microsoft Lizenzierungspartner und CSP vermitteln wir Exchange Online Plan 1, Plan 2, Kiosk und alle Microsoft-365-Pläne, in denen Exchange Online enthalten ist. Defender for Office 365 Plan 1 und 2 ebenso. Sie sehen Listenpreis und arades-Preis transparent im License Cost Calculator und bekommen eine monatliche Sammel-Rechnung in Euro.
Kostenlose Microsoft 365 Test-Begleitung
arades richtet einen Test-Tenant für 3 Benutzer ein, schult die Key-User, begleitet wöchentlich mit einer Sprechstunde — und sagt am Ende ehrlich, ob Microsoft 365 für Sie das richtige ist. Kostenlos.
Exchange Online — Erstgespräch
30 Minuten Erstgespräch — wir klären, ob es um eine Migration aus Exchange On-Premises, eine Google-Workspace-Ablösung, Defender-for-Office-Setup oder Retention-Policies geht. Konkrete Empfehlung in der Regel binnen eines Werktags.
Begleitende Dienstleistungen
Engineering-Projekte stehen selten allein — Lizenz-Logik, Architektur-Klärung, Quality-Gates, Wissens-Transfer und Folge-Betrieb laufen meistens parallel. Hier die häufigsten Begleitleistungen, die wir in Discovery-Spike, Sprint-Festpreis oder Application-Care-Verträgen zubuchen.
Vorab · Architektur
Bevor implementiert wird: Tenant-Struktur, Datenmodell, Sicherheitskonzept, Integration-Mapping. Ergebnis ist ein Architektur-Dokument, mit dem jedes Engineering-Team weiterarbeiten kann — auch ein anderes als wir.
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Vorab · CSP
Welche Lizenz-Bundles für welche User, welche Add-on-SKUs notwendig sind, wo Sie über- oder unterlizenziert sind. Als Microsoft Lizenzierungspartner bezogen — mit der Option, CSP nur als Kontrolle ohne Margenmaximierung zu nutzen.
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Während · Quality-Gate
Unabhängige Zweit-Meinung während eines laufenden Implementations-Projekts — egal ob wir es selbst durchführen oder ein anderer Partner. CMMI-basierte Quality-Gates, Risk-Reviews, Festpreis pro Gate.
Während · Adoption
Nicht der klassische 2-Tage-Workshop, der nach einer Woche vergessen ist — sondern ein dynamisches Lernprogramm über 4–6 Wochen mit Erstschulung, Anwendungsphasen und Aufbau-Sessions. Schulungs-Matrix für Rollen und Themen.
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Danach · Betrieb
Nach Go-Live: planbarer Application-Care-Vertrag mit Monatspauschale, SLA-basiert. Inklusive Releases, Hotfixes, Erweiterungen, Tenant-Hardening — und kontinuierlicher Begleitung statt nur Reaktion auf Ticket.
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Danach · Wissen
Wenn die ursprünglichen Entwickler weg sind, der Vorgänger-Partner nicht mehr greifbar oder die Dokumentation veraltet — Reverse Engineering der bestehenden Lösung mit dokumentiertem Ergebnis: Code-Map, Datenmodell, Customization-Inventar.
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