Insights · Themen · Microsoft für Bildungsanbieter
Es gibt im Microsoft-Lizenz-Universum einen Hebel, der bei vielen Bildungsanbietern unter dem Radar bleibt: Microsoft 365 A1 ist für berechtigte Bildungseinrichtungen schlicht kostenfrei — für Lehrkräfte, für Schüler, für Studierende, beliebig viele Lizenzen. Kein Volumen-Vertrag, kein Verhandlungstrick, sondern Standard-Konditionen aus dem Microsoft Education-Programm. Wir sehen regelmäßig Schulen und Akademien, die kommerzielle Microsoft-365-Lizenzen für Hunderte von Konten bezahlen, weil ihnen schlicht niemand gesagt hat: das geht günstiger. Oder eben gar nicht.
Microsoft 365 Education
Microsoft 365 Education kommt in drei Tiers: A1, A3, A5. Anders als bei den kommerziellen Plänen ist der Einstiegs-Tier hier nicht günstig, sondern kostenfrei. Erst wenn Sie zusätzliche Funktionen brauchen — Desktop-Apps, erweiterte Sicherheit, Analytics — wird kostenpflichtig differenziert. Und das, was Microsoft hier verlangt, ist im Vergleich zur kommerziellen Welt sehr moderat.
| Tier | Faculty (Lehrkraft) | Student | Was enthalten ist |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 A1 | kostenfrei | kostenfrei | Web- und Mobile-Office, Microsoft Teams für Education, OneNote, OneDrive (1 TB), Sway, Forms |
| Microsoft 365 A3 | ~3,00 € | ~2,30 € | A1 + Desktop-Office (Windows / Mac), erweiterte Geräte- und Identitäts-Verwaltung, Intune for Education |
| Microsoft 365 A5 | ~7,40 € | ~5,55 € | A3 + Microsoft Defender for Endpoint, Microsoft Purview Information Protection, Power BI Pro, erweiterte Analytics |
Preise pro Nutzer und Monat, jährlich abgerechnet, netto. Quelle: microsoft.com/de-de/education/buy-license/microsoft365 — Stand Mai 2026.
In der Praxis bedeutet das: Wer A1 für die ganze Einrichtung ausrollt und nur einen klar abgegrenzten Personenkreis — Schul- oder Akademie-Verwaltung, IT-Abteilung, Kollegium — auf A3 oder A5 hebt, bekommt ein vollwertiges Microsoft-365-Setup zu Kosten, die ein vergleichbares kommerzielles Setup um den Faktor 10 bis 20 schlägt. Der häufigste Fehler, den wir sehen: pauschale A3-Vergabe an alle, weil niemand den Mut hatte zu fragen, ob A1 nicht reicht. Für 80 % der Schülerinnen, Schüler und Studierenden reicht A1 — Web-Office plus Teams plus OneDrive deckt den Schul- und Studien-Alltag ab.
Microsoft Dynamics 365 für Bildungsanbieter
Bildungsanbieter haben oft echte CRM-Bedarfe, die sie aber selten als CRM-Bedarfe formulieren. Ein paar Beispiele, die wir regelmäßig in der Praxis sehen:
Genau für diese Bedarfe haben wir die arades-Lösung für Bildungsinstitute auf Microsoft Dynamics 365 produktisiert — produktiv im Einsatz seit 2019. Die Frage ist nicht „brauchen wir CRM", sondern „wie bekommen wir die Lizenzen zu Bedingungen, die für eine Bildungseinrichtung tragbar sind".
Microsoft Dynamics 365 ist im klassischen Education-Programm nicht kostenfrei und auch nicht so stark rabattiert wie M365. Standardpreise gelten: Customer Service Enterprise 91 €, Sales Enterprise 91 €, Business Central 95,30 € pro Nutzer und Monat. Für eine 20-Personen-Verwaltung in einer Akademie macht das schnell 1.800 € pro Monat — nicht trivial.
Hier kommt der Hebel, den viele Bildungsanbieter übersehen: Wenn Ihre Trägerorganisation gemeinnützig ist — eingetragener Verein, gGmbH, Stiftung, kirchlicher Träger — sind Sie für das Microsoft Non-Profit-Programm berechtigt. Und dort liegt D365 Customer Service Enterprise nicht bei 91 €, sondern bei rund 22 € pro Nutzer und Monat. Ein Ersparnis-Hebel von rund 75 % auf die Standalone-Lizenz. Auch Business Central reduziert sich von 95,30 € auf rund 30 €.
Volkshochschulen, kirchliche Bildungswerke, Stiftungs-Akademien, gemeinnützige Trägerschaften vieler Berufsbildungs-Werke — alle diese Konstellationen sind in der Regel non-profit-eligible, ohne dass die Verwaltungen es aktiv nutzen. Wir prüfen die Trägerstruktur im Erstgespräch und übernehmen den Antrag. Mehr dazu auf der Themen-Page Microsoft für Non-Profit-Organisationen.
Was wir bei Bildungsanbietern typischerweise tun
A1 für alle Lehrkräfte und Lernenden, A3 oder A5 selektiv für Schul- und Akademie-Verwaltung, IT-Abteilung und ausgewählte Kollegen mit erhöhten Anforderungen. Domain-Verifikation, Verzeichnis-Anbindung, Microsoft Teams für Education einrichten, Lizenz-Governance.
Implementierung der arades-Lösung für Bildungsinstitute auf Dynamics 365. Kurs-Verwaltung, Teilnehmer-Lifecycle, Anmelde-Portal über Power Pages, Buchhaltungs-Schnittstelle, Wieder-Einladungs-Logik. Lizenz-Beschaffung über die richtige Trägerstruktur.
Kurs-Genehmigungs-Workflows, Teilnehmer-Onboarding, Feedback-Erfassung nach Kursen, automatische Zertifikats-Generierung, Schul- oder Akademie-interne Anträge. Power Apps und Power Automate als Verbindung zwischen M365 und D365.
Konkrete Berechnungs-Beispiele
Eine allgemeinbildende Schule mit gut 800 Lernenden und 60 Lehrkräften. Anforderung: alle bekommen Microsoft 365 für Unterricht und Schulorganisation. Das Sekretariat und die Schulleitung brauchen die Desktop-Apps inklusive erweiterter Sicherheits-Funktionen.
Zum Vergleich: Hätte dieselbe Schule kommerzielles Microsoft 365 Business Standard für alle eingekauft, wären das rund 12,50 € × 860 × 12 = ~129.000 € pro Jahr. Der Hebel ist also nicht „etwas günstiger", sondern eine andere Kostendimension.
Ein Weiterbildungsanbieter mit gemeinnütziger Trägerschaft. 25 hauptberufliche Trainerinnen und Trainer, 30 Mitarbeitende in der Verwaltung. Anforderung: vollwertiges Office, Microsoft Teams für Online-Trainings, OneDrive, Microsoft Dynamics 365 für die Kurs- und Teilnehmer-Verwaltung.
Hinzu kommt das einmalige Implementierungs-Investment für die arades-Lösung — projektbezogen kalkuliert, plus laufender Application-Care-Vertrag. Wer das Lizenz-Investment rechnet, ohne den Hebel über die Trägerstruktur zu prüfen, lässt typischerweise vierstellig pro Jahr liegen.
Eligibility & Antrag
Microsoft definiert die Berechtigung für das Education-Programm relativ klar — und gleichzeitig gibt es Graustufen, die in der Verwaltungs-Praxis zu Reibung führen. Was Microsoft akzeptiert:
Wo es haken kann — und wo wir regelmäßig Klarstellungs-Arbeit leisten:
Wir begleiten den Eligibility-Antrag, übernehmen die Kommunikation mit dem Microsoft Education-Team und liefern die Begründungslogik. In der Regel dauert die Verifizierung wenige Werktage, in komplexeren Konstellationen mit gemischter Trägerstruktur länger. Quelle: microsoft.com/de-de/education/get-started/eligibility — Stand Mai 2026.
Wie arades GmbH dabei hilft
Wir klären die Trägerstruktur, den Eligibility-Status und den ungefähren Lizenz-Bedarf. Eine halbe Stunde reicht in den meisten Fällen, um zu sagen: A1 kostenfrei für alle, A3 für die Lehrkräfte, D365 über die gemeinnützige Trägerschaft.
Strukturierte Aufnahme des Bestands und Modellierung des Ziel-Setups im License Cost Calculator. Sie sehen vor jedem Vertrag, welche Kombination kostet — mit identifiziertem arades-Preis als CSP Reseller.
Microsoft 365-Tenant einrichten, Education-Tier-Antrag begleiten, Verzeichnis und Domain konfigurieren, Microsoft Teams für Education aufsetzen, Lizenz-Zuteilung automatisieren. Schulung der IT-Abteilung mit klar dokumentierten Routinen.
Bei CRM-Bedarf: Implementierung der vorgefertigten Microsoft-Dynamics-365-Anwendung. Kurs-Stammdaten, Anmeldungs-Portal, Abrechnung, Zertifikats-Generierung. Live-Setup typischerweise in 4 bis 8 Wochen.
Verwandt
Vorgefertigte Microsoft-Dynamics-365-Anwendung für Kursverwaltung, Teilnehmer-Management, Abrechnung, Zertifikate.
Mehr lesen →Häufig der zweite Hebel, wenn die Trägerstruktur gemeinnützig ist — bis zu 75 % Rabatt auf D365.
Mehr lesen →Vor dem Vertrag das Setup durchrechnen — mit identifiziertem arades-Preis als CSP Reseller.
Mehr lesen →Häufige Fragen
Ja. Microsoft 365 A1 wird Microsoft-akkreditierten Bildungseinrichtungen kostenfrei zur Verfügung gestellt — sowohl für Lehrkräfte (Faculty) als auch für Schüler und Studierende (Student). Der Tarif enthält Web- und Mobile-Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams für Education, OneNote, Sway, Forms sowie 1 TB OneDrive pro Lizenz. Voraussetzung ist die Verifizierung als berechtigte Bildungseinrichtung über das Microsoft Education-Programm. Quelle: microsoft.com/de-de/education/buy-license/microsoft365 — Stand Mai 2026.
Microsoft 365 A3 Faculty liegt bei rund 3,00 € pro Nutzer und Monat, A3 Student bei rund 2,30 €. Microsoft 365 A5 Faculty kostet rund 7,40 €, A5 Student rund 5,55 €. A3 fügt zu A1 die Desktop-Apps und erweiterte Sicherheits- und Geräteverwaltungs-Funktionen hinzu. A5 ergänzt zusätzlich erweiterte Compliance- und Analytics-Tools. Quelle: microsoft.com/de-de/education — Stand Mai 2026.
Berechtigt sind akkreditierte Schulen (allgemeinbildend und berufsbildend), Hochschulen und Universitäten, Volkshochschulen mit gemeinnützigem Träger, staatlich anerkannte Weiterbildungseinrichtungen und vergleichbare öffentliche oder gemeinnützige Bildungsträger. Privatwirtschaftliche Trainings- und Schulungsanbieter ohne Akkreditierung fallen in der Regel nicht darunter — hier prüfen wir aber häufig den Weg über eine gemeinnützige Schwesterorganisation.
Microsoft Dynamics 365 ist im klassischen Education-Programm nur eingeschränkt rabattiert. Viele Bildungsanbieter haben aber eine gemeinnützige Trägerorganisation (eingetragener Verein, gGmbH, Stiftung), die für das Microsoft-Non-Profit-Programm berechtigt ist. Über diesen Weg lassen sich D365 Customer Service Enterprise und Sales Enterprise von 91 € auf rund 22 € pro Nutzer und Monat reduzieren — der größte Hebel für CRM-Setups bei Bildungsanbietern.
Die Verifizierung läuft über das Microsoft Education-Portal. Sie reichen Nachweise ein — Akkreditierungsbescheid, Schulleitungs-Bestätigung, Steuerbescheid bei gemeinnützigen Trägern, Domain-Nachweis. Microsoft prüft typischerweise innerhalb weniger Werktage. Bei Volkshochschulen ist die Antwort häufig positiv, wird aber von vielen Volkshochschul-Verwaltungen nicht angefragt — schlicht weil es nicht bekannt ist. Wir begleiten den Antrag.
Die Lizenzen sind an die Bildungseinrichtung gebunden — sie laufen mit dem Wechsel automatisch aus. Microsoft erlaubt für ehemalige Studierende den Wechsel in den Tarif Microsoft 365 Personal oder Family zu kommerziellen Konditionen. Daten in OneDrive können vor Account-Schließung exportiert werden — wir empfehlen einen Export-Workflow, der mit der Exmatrikulation oder dem Schul-Abschluss verknüpft ist.
Ein reines Microsoft 365 A1-Rollout ist innerhalb von zwei bis vier Wochen produktiv — Domain-Verifikation, Verzeichnis-Synchronisation, Lizenz-Zuteilung, Microsoft Teams für Education aufsetzen, Schulung für Lehrkräfte. Komplexere Setups mit Dynamics-365-CRM-Anbindung (etwa für Schulungsverwaltung) brauchen 8 bis 16 Wochen — siehe unsere arades-Lösung für Bildungsinstitute.
30 Min Erstgespräch · kostenlos
Eine halbe Stunde reicht in den meisten Fällen, um zu klären, ob Sie kostenfrei A1 bekommen können, ob Ihre Trägerstruktur für Non-Profit-D365 qualifiziert und welches Setup für Ihre Bildungseinrichtung wirklich Sinn ergibt. Bringen Sie Ihre Schul- oder Akademie-Verwaltung mit — wir besprechen das einmal sauber durch.
