Microsoft Power Platform · Lizenzberatung
Power Apps, Power Automate, Power Pages, Dataverse-Capacity, AI Builder und Copilot Studio — jede Komponente hat ihr eigenes Lizenzmodell. Welche Kombination zu Ihrem Szenario passt, hängt von App-Zahl, Flow-Bedarf, Connector-Mix und Daten-Volumen ab. Wir machen die Optionen vergleichbar — bevor Sie beschaffen.
Power Apps Lizenzierung
Power Apps Per User: ca. 20 € pro Nutzer und Monat. Der Nutzer darf unbegrenzt viele Power Apps in der Organisation verwenden — inklusive Premium-Connectoren (SQL, SAP, Salesforce, Custom APIs) und Dataverse. Sinnvoll für Power-User, die in mehreren Apps unterwegs sind, oder für Maker, die eigene Lösungen bauen.
Power Apps Per App: ca. 5 € pro App, Nutzer und Monat. Der Nutzer darf eine bestimmte App benutzen — wer zwei Apps braucht, lizenziert zwei Per-App-Plans. Sinnvoll für Frontline-Worker, die genau eine Branchen-App brauchen.
Faustregel zur Modellwahl: ab 3 Apps pro Nutzer ist Per User wirtschaftlicher als Per App. Bei ein bis zwei Apps lohnt Per App. In Microsoft 365 ist eine Power-Apps-Variante mit Standard-Connectoren bereits enthalten — Premium-Connectoren erfordern eine kostenpflichtige Lizenz.
Power Apps in Microsoft 365 (Seeded): die in M365 enthaltene Power-Apps-Lizenz erlaubt Apps mit Standard-Connectoren (SharePoint, Outlook, Excel) auf SharePoint-Listen-Basis. Sobald SQL Server, Dataverse, Custom Connectors oder On-Premises Gateways genutzt werden, wird eine Premium-Lizenz fällig.
Stand der Preise: Microsoft passt Listenpreise regelmäßig an (Currency-Adjustments, NCE-Aktualisierungen, Plan-Restructurings). Die hier genannten Beträge sind Orientierungs-Werte aus Mai 2026. Aktuelle Preise inkl. arades-CSP-Konditionen abrufen Sie tagesaktuell im License Cost Calculator (licenses.arades.de) ↗.
Power Automate Lizenzierung
Power Automate Per User: ca. 15 € pro Nutzer und Monat. Der Nutzer darf unbegrenzt viele Cloud-Flows ausführen, inklusive Premium-Connectoren. Klassisch für Power-User, die eigene Automatisierungen bauen.
Power Automate Per Flow: ca. 100 € pro Flow und Monat. Ein bestimmter Flow darf von beliebig vielen Nutzern in der Organisation ausgelöst werden. Sinnvoll für Hintergrund-Flows (z. B. nächtliche Batches, Scheduled Tasks, System-zu-System-Flows ohne klaren Nutzer-Bezug).
Attended RPA (Robotic Process Automation): ca. 40 € pro Nutzer und Monat als Add-on auf Per User. Erlaubt aufgezeichnete Desktop-Automatisierungen, die im Vordergrund (mit Nutzer-Anwesenheit) ausgeführt werden — typisch für Legacy-Apps ohne API.
Unattended RPA: ca. 150 € pro Bot und Monat. Ein dedizierter Bot, der im Hintergrund auf einer virtuellen Maschine läuft. Skaliert mit der Bot-Zahl, nicht mit der Nutzer-Zahl.
Power Automate in Microsoft 365 (Seeded): die enthaltene Variante erlaubt einfache Flows mit Standard-Connectoren. Premium-Connectoren, Dataverse-basierte Flows, Custom Connectors und RPA erfordern eine kostenpflichtige Lizenz.
Power Pages Lizenzierung
Power Pages Authenticated User: ca. 200 € pro 100 Nutzer und Monat. Für externe Portale mit Anmeldung — Kunden-Self-Service, Lieferanten-Portal, Partner-Portal. Abrechnung in Capacity-Paketen (100, 500, 1.000, 5.000 Nutzer), gestaffelt nach Volumen.
Power Pages Anonymous User: ca. 75 € pro 500 Nutzer und Monat. Für öffentliche Portale ohne Login — Informations-Seiten mit Formularen, öffentliche Suche, Marketing-Landing-Pages mit Dataverse-Anbindung. Capacity-Pakete in 500er- und 5.000er-Schritten.
Wie Power Pages abgerechnet wird: nicht pro Tenant, sondern pro Website. Eine Organisation kann mehrere Power Pages Sites parallel betreiben — jede mit eigener Capacity, eigener Authentifizierung und eigenem Branding.
Was Power Pages technisch braucht: Dataverse als Datenbasis (zusätzliche Dataverse-Capacity möglich), optional Azure Active B2C oder externe Identity-Provider für Authentifizierung.
Dataverse Capacity
Dataverse for Teams (in M365 inklusive): jede Teams-Lizenz bringt eine schlanke Dataverse-Variante mit — bis 2 GB Datenbank pro Team, bis 250 MB File-Storage, eingeschränkte Tabellen-Anzahl, kein Zugriff über die normale Power-Platform-Maker-Oberfläche. Reicht für leichte Listen-Apps innerhalb eines Teams.
Dataverse Capacity (kostenpflichtig): sobald eine reguläre Power-Apps-Per-User- oder Per-App-Lizenz vorliegt, bekommt der Tenant einen Capacity-Pool — typischerweise rund 250 MB Datenbank + 2 GB File-Storage pro Per-User-Lizenz, plus 50 MB pro Per-App-Lizenz. Das Pool gilt für den gesamten Tenant.
Capacity-Add-ons:
Faustregel: die seeded Capacity reicht meist für die ersten zwei bis drei produktiven Apps. Sobald Bestandsdaten in Dataverse migriert oder größere Datasets bewegt werden, sind Add-ons fällig — wir planen die Capacity-Reserve typischerweise auf 12 Monate voraus.
AI Builder & Copilot Studio
AI Builder Credits: die Verbrauchseinheit für AI-Funktionen in Power Apps und Power Automate. Typische Modelle: Form Processing (Formularverarbeitung mit OCR), Object Detection, Text Recognition, Prediction Models (binary, multi-class), Category Classification, Entity Extraction, Language Detection, Sentiment Analysis. Kosten: rund 500 € pro Monat für 1 Mio. Credits — je nach Modell-Typ unterscheidet sich der Credit-Verbrauch pro Aufruf.
Copilot Studio Credits (vormals Power Virtual Agents): die Verbrauchseinheit für eigene KI-Agents. Gemessen in Messages — generative Antworten kosten mehr Credits als regelbasierte Dialoge. Einstieg bei ca. 200 € pro Monat für 25.000 Messages. Empfehlenswert: Pilot mit kleinem Paket, dann auf Basis Real-Verbrauchs hochskalieren.
Worauf zu achten ist: AI-Builder- und Copilot-Studio-Verbrauch ist nicht in Power-Apps- oder Automate-Lizenzen enthalten — Credits werden zusätzlich gekauft. Verbrauch lässt sich über Power Platform Admin Center pro Environment monitoren.
Rabatte und Optimierungs-Hebel
NCE-Triennial bis 5 % Rabatt. Microsoft gewährt bei 3-Jahres-Verträgen zusätzlich bis zu 5 % Rabatt auf alle Power-Platform-Lizenzen. Bei stabiler Power-User-Stammbelegschaft ein klarer Hebel — bei Projekt- oder Saison-Kräften eher nicht, da die Lizenz-Menge während der Laufzeit nicht reduziert werden kann.
Volumenrabatte ab größeren Mengen. Microsoft skaliert Listenpreise ab gewissen Mengen-Stufen (typischerweise ab 250 Lizenzen einer SKU). Wir machen die jeweilige Stufe im License Cost Calculator sichtbar.
Non-Profit bis 75 % Rabatt. Gemeinnützige Organisationen (eingetragene Vereine, Stiftungen, gGmbHs) erhalten über Microsoft Tech for Social Impact bis zu 75 % Rabatt auf Power-Platform-Lizenzen. Power Apps Per User liegt damit bei ca. 5 €/Nutzer/Monat, Power Automate Per User bei ca. 3,75 €. Voraussetzung ist die Anerkennung über verify.microsoft.com.
Education-Tarife (A1/A3/A5). Berechtigte Bildungseinrichtungen (Schulen, Hochschulen) erhalten Power-Platform-Lizenzen zu stark reduzierten Education-Preisen — meist gebündelt mit Microsoft-365-Education-Plänen.
Doppellizenzierung vermeiden. Häufige Fehler in Bestands-Tenants: parallele Per-User- und Per-App-Lizenzen für denselben Nutzer, ungenutzte RPA-Bots, alte Power-Virtual-Agents-Pakete neben Copilot Studio. Eine Bestands-Inventur deckt diese Punkte in der Regel innerhalb weniger Tage auf.
License Cost Calculator
Audience wählen (Commercial, Non-Profit, Education), Lizenzmodelle auswählen (Power Apps, Automate, Pages, Dataverse, AI Builder, Copilot Studio), Mengen eingeben. Der Calculator zeigt Listenpreis und identifizierten arades-Preis nebeneinander — sofort, ohne Lead-Erfassung.
Wer das Ergebnis offline weiterverarbeiten will, fordert den Excel-Export an — gegen kurze Kontaktdaten und Datenschutz-Zustimmung. Der Export enthält Kosten-Sheet plus Feature-Vergleich für die gewählten Power-Platform-Tarife.
Begleitende Dienstleistungen
Lizenzentscheidungen für die Power Platform stehen selten allein — Architektur, Governance, Implementierung, Schulung und Betrieb laufen meistens parallel. Die häufigsten Begleitleistungen.
Vorab · Lizenzen
Welches Power-Platform-Modell für welche Mengen, ob Per User, Per App oder Per Flow, wie Dataverse-Capacity dimensioniert wird, welche Add-ons sinnvoll sind. Als Microsoft Lizenzierungspartner bezogen — mit der Option, die Partner-Beziehung nur als Kontrolle ohne Margenmaximierung zu nutzen.
Ansehen →
Vorab · Architektur
Environment-Strategie (Dev/Test/Prod), Dataverse-Datenmodell, Connector-Strategie, ALM-Pipeline. Ergebnis ist ein Architektur-Dokument, mit dem jedes Engineering-Team weiterarbeiten kann.
Ansehen →
Während · Bau
Sprint-Festpreis oder Discovery-Spike — wir bauen Power Apps, Power-Automate-Flows, Power Pages Sites und Copilot-Studio-Agents auf Basis einer klaren Architektur. Übergabe inklusive Dokumentation und Handover.
Während · Adoption
Maker-Schulung für Power Apps und Power Automate, Admin-Schulung für Governance — als dynamisches Lernprogramm über 4–6 Wochen mit Erstschulung, Anwendungsphasen und Aufbau-Sessions.
Ansehen →
Danach · Betrieb
Nach Go-Live: planbarer Application-Care-Vertrag mit Monatspauschale, SLA-basiert. Inklusive Releases, Hotfixes, Erweiterungen und Capacity-Monitoring.
Ansehen →
Danach · Governance
DLP-Policies, Environment-Strategie, Maker-Enablement-Programm, CoE Starter Kit Setup — damit Power Platform wächst, ohne in Shadow IT zu kippen.
Ansehen →
Häufige Fragen
Power Apps Per User liegt zum Listenpreis bei ca. 20 € pro Nutzer und Monat — der Nutzer darf unbegrenzt viele Power Apps in der Organisation verwenden. Power Apps Per App liegt bei ca. 5 € pro App, Nutzer und Monat — sinnvoll, wenn ein Nutzer nur eine oder zwei Apps braucht. Ab drei Apps pro Nutzer kippt die Rechnung zugunsten Per User.
Power Automate Per User liegt bei ca. 15 € pro Nutzer und Monat — der Nutzer darf unbegrenzt viele Cloud-Flows ausführen. Power Automate Per Flow liegt bei ca. 100 € pro Flow und Monat — sinnvoll für Hintergrund-Flows ohne klaren Nutzer-Bezug. Attended-RPA-Add-on rund 40 €, Unattended-RPA-Bot rund 150 € pro Monat.
Power Pages Authenticated User liegt bei ca. 200 € pro 100 Nutzer und Monat — für externe Portale mit Anmeldung. Power Pages Anonymous User liegt bei ca. 75 € pro 500 Nutzer und Monat — für öffentliche Self-Service-Portale ohne Login. Abrechnung erfolgt monatlich auf Capacity-Basis.
Die in Microsoft 365 enthaltene Dataverse-Capacity (Dataverse for Teams) reicht für leichte Power-Apps-Szenarien innerhalb eines Teams — Tabellen bis 2 GB pro Team, einfache Listen-Apps, geringe Anwender-Zahl. Sobald Apps über Teams hinaus laufen, mehr Tabellen oder Premium-Connectoren genutzt werden, sind Power-Apps-Lizenzen plus Dataverse-Capacity-Add-ons fällig.
AI Builder Credits sind die Verbrauchseinheit für AI-Modelle in Power Apps und Power Automate — Texterkennung, Formularverarbeitung, Vorhersage-Modelle. 1 Mio. Credits kosten rund 500 € pro Monat. Copilot Studio Credits sind die Verbrauchseinheit für eigene KI-Agents — gemessen in Messages, ab ca. 200 € pro Monat für 25.000 Messages.
NCE-Triennial (3-Jahres-Vertrag) bringt bis zu 5 % zusätzlichen Rabatt. Non-Profit-Organisationen erhalten über Microsoft Tech for Social Impact bis zu 75 % Rabatt auf Power-Platform-Lizenzen. Bildungseinrichtungen (Schulen, Hochschulen) erhalten Education-Tarife. Volumenrabatte greifen ab größeren Mengen — wir machen sie im License Cost Calculator sichtbar.
Wir starten mit einer Inventur: welche Apps und Flows existieren bereits, wie viele Nutzer, welche Connectoren (Standard vs. Premium), welche Dataverse-Nutzung. Daraus ergibt sich das passende Modell — meist eine Mischung aus Per-User-, Per-App- und Per-Flow-Lizenzen plus passende Capacity-Add-ons. Begleitend Lizenzberatung, Implementierung und Governance.
Power Apps Per App kostet zum Stand Mai 2026 rund 5 € pro Nutzer, App und Monat. Power Apps Per User kostet rund 20 € pro Nutzer und Monat — der Nutzer darf unbegrenzt viele Power Apps in der Organisation nutzen. Die Bruchstelle liegt bei vier Apps pro Nutzer: ab drei eingesetzten Apps wird Per User wirtschaftlicher. Beispiel: 50 Nutzer mit 2 Apps kostet als Per-App rund 500 €/Monat (50 × 2 × 5 €), als Per-User 1.000 €/Monat — Per-App ist klar günstiger. Bei 5 Apps pro Nutzer kippt das Verhältnis: 1.250 € Per-App gegen 1.000 € Per-User. Für komplexe Apps mit Premium-Connectoren empfehlen wir meist Per-User; für punktuelle Single-Purpose-Apps Per-App.
Microsoft Dataverse wird in drei getrennten Capacity-Buckets abgerechnet: Database (ab rund 36 €/GB/Monat), File Storage (ab rund 1,80 €/GB/Monat) und Log Storage (ab rund 9 €/GB/Monat). Jede Power-Apps-Per-User-Lizenz bringt 250 MB Database und 2 GB File Storage als anteilige Entitlements mit. Erst ab Überschreitung der summierten Entitlements werden Capacity-Add-ons fällig. In Dynamics-365-Tenants steigen die Entitlements deutlich — Customer Service oder Sales Enterprise bringen jeweils 250 MB Database pro Lizenz mit, plus tenant-weite Basis-Capacity. Die häufigste Optimierungs-Quelle: alte Audit-Logs, ungenutzte Mailbox-Attachments und Test-Daten in Production-Environments — eine Capacity-Bereinigung spart oft 30–50 % der Add-on-Kosten.
Ja — Power Automate Premium (vormals Power Automate Per User mit RPA) ist Voraussetzung für Desktop-Flows im Attended-Modus. Listenpreis: rund 15 €/User/Monat. Damit kann ein Nutzer Attended-RPA-Flows auf seinem eigenen Rechner starten. Für Unattended-RPA — also Bot-gesteuerte Automatisierung ohne User-Interaktion auf dedizierten Maschinen — kommt zusätzlich der Power-Automate-Unattended-RPA-Add-on (rund 150 €/Bot/Monat) hinzu. Cloud-Flows (ohne RPA-Komponente) laufen über die Standard-Power-Automate-Per-User-Lizenz (rund 15 €/Monat). Die Abgrenzung ist eine der häufigsten Fragen — wir empfehlen vor einem RPA-Rollout immer ein Inventur-Gespräch, um die richtige Lizenz-Architektur zu wählen.
30 Min · Lizenzberatungs-Erstgespräch
Bringen Sie Ihre Maker- und Konsumenten-Zahlen, Ihre bestehenden Apps und Flows sowie Ihre Dataverse-Nutzung mit — wir geben Ihnen in 30 Minuten eine belastbare Empfehlung.
