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Demo y Discovery
Demo de 60 min de la aplicación estándar con sus casos de uso en mente. Mostramos lo que existe, preguntamos qué necesita además, y calculamos a grandes rasgos lo que cuesta la adaptación.
Solución · CRM sectorial
Una aplicación lista para producción para organismos de formación y pedagogía. Desde la ficha del curso pasando por la inscripción en línea hasta el certificado firmado — todo en un único sistema, sin islas Excel, sin ping-pong de correos, sin que la contabilidad tenga que recoser tres herramientas al cerrar el trimestre.
Palanca tarifaria Education
Antes de hablar de los costes de implementación vale la pena mirar el lado de las licencias. Las instituciones elegibles Education en Microsoft obtienen Microsoft 365 A1 gratis — para docentes y alumnos, en número ilimitado. Microsoft 365 A3 y Microsoft 365 A5 solo son necesarios donde requieren Desktop-Office, funciones de seguridad y cumplimiento ampliadas — habitualmente para administración, TI y determinados docentes.
Para el CRM aplica la segunda palanca: si su estructura matriz es sin ánimo de lucro (asociación, fundación, entidad religiosa, organismo de formación reconocido), es elegible para el programa Non-Profit de Microsoft. Allí, Microsoft Dynamics 365 Customer Service Enterprise no se factura al precio completo, sino con una reducción aproximada del 75 % — una palanca que desplaza significativamente la economía de un setup CRM para la formación. Universidades populares, centros de formación profesional, academias religiosas y centros educativos de fundación encajan casi siempre en este marco.
Fuente: microsoft.com y nonprofit.microsoft.com — estado mayo 2026. Los precios Microsoft cambian con regularidad, véase License Cost Calculator para condiciones actuales.
El problema
En la mayoría de institutos de formación se han acumulado con los años entre cinco y siete herramientas: un CRM para los contactos, un Excel para los cursos, una herramienta de correo para las invitaciones, un software de contabilidad para las facturas, una plataforma de aprendizaje para los contenidos, un generador de PDF para los certificados. Cada una funciona por su cuenta. Los puentes no funcionan.
Lo que se pierde entonces es la visión de conjunto. ¿Quién se inscribió a qué curso, cuándo pagó, participó, recibió su certificado, podemos convertir a estos participantes en candidatos para cursos de continuación? Esta pregunta no aparece en ningún sistema completa — se reparte por todos. Los empleados rellenan los huecos manualmente, con listas, con recordatorios que se envían a sí mismos.
Nosotros hemos cubierto estos huecos — en forma de aplicación lista para producción sobre Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement Apps. Lo que no tiene que construir usted es la lógica: ya la hemos construido, probado en la práctica real, y la entregamos como implementación estándar. Usted adapta campos, workflows y diseños a sus necesidades — la estructura base ya está montada.
Funcionalidades
Plantillas de curso con descripción, objetivos pedagógicos, duración, precio, número mínimo y máximo de participantes. Un curso puede instanciarse tantas veces como se quiera como fecha concreta — la plantilla permanece mantenida en un único lugar.
Participantes como contactos con historial: todos los cursos cursados, todos los cursos reservados, todos los pagos, todos los certificados. Quien se inscribe hoy al curso B es mañana candidato para el curso C adecuado — el sistema lo sabe.
Fechas de curso con asignación de formador, reserva de aula, lista de material. Para cursos en línea, enlace a la reunión Microsoft Teams. Las colisiones de fechas se detectan antes del registro.
Inscripción vía formulario del sitio web (Power Pages o sitio propio vía API), correo de confirmación con fecha e indicación de pago, correo de recordatorio una semana antes, workflow de anulación con lógica de plazo.
Creación de facturas por participante o agrupadas por ordenante, traspaso al software contable vía interfaz, devolución del estado de pago.
Plantilla de certificado con placeholders para nombre del participante, título del curso, fecha, firma del formador. Generación a un clic o automática tras la captura de asistencia. Envío por correo o impresión en lote.
De cada participación nace automáticamente un candidato de continuación. Quien cursó el curso A recibe a los 6 meses una oferta para el curso B — preparada en el sistema, validada por el área comercial, enviada en bulk o de forma individual.
Cuadros de mando estándar: tasa de ocupación por curso, facturación por formador, conversión del primer contacto a la inscripción, tasa de recontacto. Ampliable con informes Power BI propios sobre la base de datos Dataverse.
Método
Demo de 60 min de la aplicación estándar con sus casos de uso en mente. Mostramos lo que existe, preguntamos qué necesita además, y calculamos a grandes rasgos lo que cuesta la adaptación.
Entorno Microsoft Dynamics 365, despliegue de la aplicación estándar, adaptación de campos y workflows a sus particularidades, creación de las plantillas de certificados a partir de su identidad gráfica.
Importación de datos existentes de participantes, cursos y fechas — habitualmente desde Excel, CRM anterior o herramientas sectoriales. Formación de sus empleados con datos reales en el sistema de pruebas.
Puesta en producción con tres semanas de Hypercare. Después, contrato Application Care para mantenimiento continuo, adaptaciones a las Release Waves 2 veces al año y soporte para nuevas exigencias.
Referencia
Desde 2019, uno de nuestros clientes de larga trayectoria — una asociación económica activa germano-internacional con sede en Europa central — utiliza la solución para su actividad de formación y formación continua. Varios cientos de cursos al año, varios miles de participantes, formadores internos y externos, varios idiomas.
Lo que antes estaba en tres herramientas separadas — Excel de cursos, contactos en CRM, listas contables — está hoy en una única aplicación. Los empleados del equipo de formación tienen el ciclo de vida del curso en una sola pantalla. La contabilidad recibe datos de facturación limpiamente estructurados, sin trabajo de clasificación posterior.
Anonimizado a petición del cliente. Una referencia directa se proporciona gustosamente a solicitud.
Relacionados
Gestión de miembros con facturación de cuotas, gestión de eventos.
Más información →Lo que hay debajo del capó — la plataforma sobre la que se ejecuta nuestra solución.
Más información →Application Care para el mantenimiento corriente tras el Go-Live.
Más información →Preguntas frecuentes
Para organismos de formación con 50 a 5.000 participantes al año. Para setups universitarios muy grandes remitimos a sistemas especializados de Campus Management — nuestra solución está dimensionada para institutos de formación, formación continua y training.
Sí. La solución funciona como Model-Driven App sobre Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement Apps. Necesita licencias para los empleados que trabajan en el sistema — los propios participantes no necesitan licencia. Qué licencia es la correcta lo aclaramos en la primera conversación (véase también nuestro License Cost Calculator).
Sí. Vía Power Pages (la solución de portal propia de Microsoft) o vía una API REST hacia el sitio web existente. La inscripción, la confirmación y el pago pueden ser disparados por el propio participante — el registro llega automáticamente al CRM, sin transferencia manual.
Depositamos una plantilla de certificado (Word o PDF), rellenada dinámicamente con los datos del participante, del curso y de la fecha. A un clic o automáticamente tras la captura de asistencia. Envío por correo o impresión en lote en PDF.
Para un setup estándar habitualmente 4 a 8 semanas — importación de datos maestros de cursos, lógica de inscripción, esquema de facturación, plantillas de certificados. Los setups más complejos con conexión a plataformas de aprendizaje externas (Moodle, LearnDash) o varias versiones idiomáticas tardan más.
Calculamos la implementación por proyecto — según esfuerzo de customizing. A ello se añaden las licencias Microsoft Dynamics 365 para los empleados y un contrato Application Care continuo para mantenimiento y adaptaciones a las Release Waves. Precio a consultar.
En principio sí — la solución funciona sobre Microsoft Dynamics 365 estándar con componentes Power Platform. Quien tenga su propio desarrollador interno u otro partner puede asumir el mantenimiento. Entregamos una documentación limpia en el marco de la implementación.
Precios de licencias: Microsoft ajusta los precios con regularidad. Precios actuales y condiciones arades-CSP al día en el License Cost Calculator (licenses.arades.de).
Demo en vivo de 60 min
60 minutos de demo guiada — mostramos la creación de cursos, la inscripción, la facturación y la generación de certificados sobre un ejemplo concreto. Traiga a su dirección de formación y a su contabilidad y verán al mismo tiempo lo que aporta.