Insights · Blog · Licences · 8 mai 2026
Team Members est l'option de licence Microsoft Dynamics 365 la moins chère — et aussi la source la plus fréquente de violations de licences dans l'ETI allemande. Qui ne connaît pas les Use Rights risque de devoir régulariser à chaque audit Microsoft.
La licence Team Members coûte environ 8 USD par utilisateur et par mois. Sales Professional coûte 65 USD, Sales Enterprise 95 USD. Pour beaucoup d'ETI, c'est un calcul mixte attractif — les commerciaux reçoivent Sales Pro ou Enterprise, le back-office commande et la comptabilité reçoivent Team Members. Cela semble logique. Cela l'est aussi — tant que les utilisateurs Team Members ne font vraiment que ce que la licence autorise.
En pratique, nous le voyons rarement. Il y a six semaines, nous avons eu un échange de préparation d'audit avec une ETI de la région de Munich — environ 80 licences Microsoft, dont 35 Team Members. Nous avons passé le setup en revue pendant une demi-heure. Sur environ la moitié des 35 comptes, il y avait des indices de sous-licenciement. Dans trois cas, c'était évident — ces personnes travaillaient quotidiennement avec des Sales Opportunities. Dans une douzaine de cas, c'était ambigu, avec un profil de risque. Ce n'est pas une exception.
Microsoft énumère les Use Rights explicitement dans le Licensing Guide (p. 42-43, plus Appendix D). Dans l'ordre tel qu'il s'applique aux modules CE (Sales, Customer Service, Field Service) :
Pour Finance, Supply Chain Management, Commerce et Project Operations, il existe des droits spécifiques supplémentaires :
Microsoft a précisé en novembre 2025 les Use Rights (Change Log, p. 71). La clarification la plus importante : les droits d'approbation valent pour sa propre activité — pas en représentation d'autres. C'est l'endroit où la plupart des violations se produisent.
C'est la liste qui compte en session d'audit. Nous l'avons recoupée avec le Microsoft Licensing Guide et la pratique :
Une licence Team Members autorise la lecture d'opportunités mais pas la création ou la modification. Si un manager commercial a une licence Team Members et entretient des opportunités, c'est une violation manifeste. Nécessaire : au minimum Sales Professional (65 $/mois) — plutôt Sales Enterprise.
Les cases sont l'entité service centrale. Team Members peut les lire, mais pas les traiter sur le fond. Donc un agent service qui assigne, traite ou clôt des cases a besoin de Customer Service Professional ou Enterprise.
Dispatch, remontée d'avancement, saisie de matériel sur des ordres Field Service sont une activité d'utilisateur complet. Team Members peut éditer les Activities et Notes associées, mais pas l'ordre Field Service lui-même.
Ici, cela devient intéressant. Microsoft autorise Team Members à utiliser les Use Rights Power Apps qui viennent avec chaque licence Dynamics 365 — donc la création d'apps custom simples, dans le périmètre des Use Rights Team Members. Ce qui n'est pas autorisé : accéder via une Power App à des fonctions d'utilisateur complet auxquelles la licence ne donne pas droit. Microsoft appelle cela du multiplexing — et le marque explicitement comme inadmissible dans le Licensing Guide (p. 50).
La licence Team Members n'autorise que 15 tables custom additionnelles (ou tables Dataverse standard) en extension — sur l'ensemble des modules. Qui a construit une plus grande app interne sur Dataverse utilisant plus de tables ne peut pas la licencier en Team Members. On bascule alors souvent vers des licences Power Apps Per User — mais elles tournent en dehors de l'univers de licences Dynamics 365.
Le classique. Une personne de la direction commerciale, formellement licenciée Team Members — mais qui assigne quotidiennement des opportunités, change les phases du pipeline, saisit des commentaires de forecast. Justification : « je n'utilise que l'application qu'on m'a donnée ». Microsoft dit : qui utilise la fonction a besoin de la licence pour cela.
Nous l'avons vu il y a neuf mois lors d'une préparation d'audit chez un équipementier industriel ETI — la personne concernée était en Team Members depuis deux ans. Violation théorique de licence par an : 87 USD × 12 × 1 utilisateur = 1 044 USD. Pas dramatique. Mais en audit ne compte pas seulement l'écart, mais la période rétroactive plus intérêts plus pénalités contractuelles. De 1 044 USD on peut vite arriver à 5 000 USD — par violation constatée.
Une Power App interne qui lit et écrit sur des tables Dataverse. Microsoft autorise Team Members à utiliser Power Apps — tant que l'app reste dans le cadre des Use Rights. Mais : si l'app utilise 25 custom tables (limite à 15), ou si elle met en œuvre des fonctions d'utilisateur complet comme la création de Sales Opportunities, c'est une violation.
Cela arrive fréquemment dans les setups « outil interne ». Une ETI se construit une app custom qui accède à des données D365, tous les collaborateurs reçoivent Team Members ou une licence Office 365, et personne ne vérifie si l'app reste dans le cadre des Use Rights. En audit Microsoft, c'est pourtant vérifié.
Microsoft écrit : « Multiplexing — using a separate set of intermediary devices, applications, or users to pool connections to Dynamics 365 — does not reduce the number of licenses of any type required to access the underlying Dynamics 365 functionality. » (Licensing Guide p. 50)
Traduction : si vous construisez votre propre frontend web qui écrit via API dans Microsoft Dynamics 365, et que 100 collaborateurs utilisent ce frontend, tous les 100 ont besoin de la licence Dynamics 365 adéquate. Il ne suffit pas qu'un compte de service écrive les données. Microsoft le reconnaît et le regarde de près en audit.
Nous avons vu une fois un client dans un tel setup — une app maison de saisie de commandes qui poussait les données dans Business Central. 80 collaborateurs, un compte de service, 0 licence Team Members. Microsoft l'aurait immédiatement marqué en audit. Nous avons basculé le setup sur 80 licences Team Members, testé la variante Operations Order Lines (ne correspond pas à la logique de workflow), et au final la licence Operations Activity a été le bon choix pour un sous-groupe.
Microsoft mène des audits sous plusieurs formats. Le plus fréquent est le programme Software Asset Management (SAM), dans lequel Microsoft mandate un tiers indépendant (par exemple Deloitte, KPMG). Celui-ci extrait l'inventaire de licences et l'utilisation réelle — logs de login, logs d'activité Power Platform, logs d'appels API — et procède au rapprochement.
Que trouve typiquement un auditeur ?
Conséquence : Microsoft exige une régularisation — typiquement rétroactive sur trois ans, avec majoration (souvent 10 à 20 % sur le prix catalogue). Pour une ETI avec 30 licences mal configurées, cela peut vite atteindre des montants à six chiffres.
Deux outils :
Notre outil interne Devonso a un module d'audit licences qui accède à l'API Microsoft Graph et aux logs d'activité Dataverse. Pour chaque utilisateur licencié, nous tirons les profils d'activité — quelles entités ont été écrites ces 90 derniers jours, lesquelles lues, quelles Power Apps utilisées — et nous croisons avec la licence attribuée. Le résultat est une matrice de risque à trois niveaux : conforme, limite, violation claire.
Effort pour une première analyse typique : 4 à 8 heures, plus 1 journée de séance de revue avec le client. Nous le faisons aussi sans contrat de conseil en cours, en régie.
Une fois la matrice de risque posée, il s'agit de re-licencier. Quels utilisateurs ont besoin d'un upgrade ? Lesquels peuvent rester sur la licence moins chère ? Quel effet sur le coût annuel de licences ? Nous le calculons dans le License Cost Calculator — avec toutes les optimisations Base/Attach et les comparaisons Premium décrites dans nos articles Base + Attach et Copilot Credits.
Dans la majorité des cas que nous avons vus, la re-licenciation coûte moins par an que la violation de conformité n'aurait coûté au prochain audit. Parfois le re-setup est même net moins cher que l'actuel, parce que des optimisations Base/Attach sont embarquées en parallèle.
Si vous avez des licences Team Members en nombre notable — disons plus de 10 % de votre parc D365 — une revue périodique des Use Rights n'est pas un luxe mais une hygiène de conformité. Nous le recommandons une fois par an, idéalement avant la période de renouvellement contractuel.
Ce que nous recommandons concrètement :
Si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas le faire vous-même — nous le faisons. Plus sur Licences, prix et coûts.
30 min d'échange initial · gratuit
Avec Devonso, nous extrayons les profils d'activité de vos utilisateurs Team Members et nous croisons avec les Use Rights. Une première lecture du risque coûte un échange initial.
Articles connexes
8 mai 2026 · Licences
Ce qui a changé dans la matrice de licences D365 depuis octobre 2025. Parcours commenté du changelog.
8 mai 2026 · Licences
Microsoft a une mécanique de licences que nous trouvons mal configurée chez un client sur trois. Voici comment elle fonctionne.
8 mai 2026 · Licences
Les SKUs Premium incluent depuis novembre 2025 1 000 credits/utilisateur/mois. À partir de quelle utilisation est-ce rentable ?
8 mai 2026 · Licences
MCP a été introduit en février 2026. Conséquences de licences pour quiconque envisage ses propres agents IA sur des données D365.
