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Demo & Discovery
60-Min-Demo der Standard-Lösung. Wir zeigen den Tagesablauf eines Beraters, eines Project-Managers, einer Geschäftsführerin. Sie erzählen, welche Vertragsmodelle Sie haben und welche Reports Sie brauchen.
Lösung · PSA
Für IT-Dienstleister, Beratungen und Agenturen mit 5 bis 200 Köpfen. Stundenerfassung, Reisen, Spesen, Abrechnung, Resource-Auslastung, Projekt-Profitabilität — schlank gebaut, in der eigenen Praxis gehärtet. Wir nutzen sie selbst, jeden Tag.
Das Problem
In den meisten IT-Dienstleistern, Beratungen und Agenturen mit weniger als 100 Köpfen sieht das Setup ähnlich aus: ein Tool für Stunden (oft eine schlanke Cloud-Lösung), eines für die Buchhaltung (DATEV oder lexoffice), und ein Excel-Sheet für die Projekt-Profitabilität. Wer wissen will, ob ein Projekt wirklich Geld verdient, sammelt Daten aus drei Systemen — meist erst Wochen nach dem eigentlichen Aufwand.
Project Operations von Microsoft löst das im Standard — aber für Dienstleister mit 5 bis 50 Köpfen ist das Werkzeug überdimensioniert und teuer. Wir haben uns deshalb gefragt: Was sind die 80 Prozent der Anforderungen, die jeder kleinere Dienstleister hat? Und wie bauen wir das schlank auf Microsoft Dynamics 365, ohne den Project-Operations-Lizenz-Footprint?
Das Ergebnis ist eine Model-Driven App, die genau das tut: Stunden erfassen (am Desktop und mobil), Reisen und Spesen abrechnen, Rechnungen in DATEV oder Business Central übergeben, Resource-Auslastung in Echtzeit zeigen, Projekt-Profitabilität pro Projekt und pro Kunde berechnen. Wir nutzen sie seit Jahren in unserem eigenen Beratungsgeschäft. Was bei uns nicht funktionieren würde, würden wir nicht verkaufen.
Funktionen
Wochenansicht im Browser, Quick-Entry per Power-Apps-Mobile auf iOS und Android. Offline-fähig — Stunden lassen sich auch ohne Netz erfassen und werden später synchronisiert. Pflicht-Felder konfigurierbar pro Projekt.
Reise-Datensatz mit Start-Ziel, Dauer, Kilometern, Kosten. Spesen mit Beleg-Foto direkt aus der Mobile-App. Pauschalen nach BMF-Sätzen oder eigene Sätze pro Land. Genehmigungs-Workflow durch Vorgesetzte.
Rechnungs-Lauf monatlich oder ad hoc. Verschiedene Vertragsmodelle: Festpreis, Zeit-und-Material, Service-Pauschale, gemischt. Übergabe der Buchungs-Daten an DATEV, lexoffice, Microsoft Business Central oder SAP per Schnittstelle.
Pro Mitarbeiter und pro Rolle: geplante Stunden vs. erfasste Stunden, in Echtzeit über alle laufenden Projekte hinweg. Frühwarn-Indikator, wenn Auslastung unter 70 % oder über 95 % liegt.
Erlöse abzüglich interne Personal-Kosten, Reisekosten, Spesen, Subunternehmer-Kosten. Pro Projekt sichtbar in Echtzeit. Plan-Ist-Vergleich, Burn-Rate-Prognose für das Projekt-Ende-Ergebnis.
Wiederkehrende Projekttypen (z. B. Standard-Implementierung, Discovery-Workshop) mit vordefiniertem Kosten- und Phasen-Schema. Neues Projekt aus Vorlage angelegt — Spart 80 % der Anlage-Zeit.
Wartungs- und Support-Verträge mit Stunden-Kontingent, automatischer Abrechnung, Verbrauchs-Tracking, Kontingent-Reset zum Vertrags-Datum. Inklusive Mahn-Logik bei Kontingent-Überschreitung.
Standard-Dashboards: Auslastung, Profitabilität, Forecast, Top-Kunden, Top-Projekte. Erweiterbar mit eigenen Power-BI-Reports. Datenbasis ist Dataverse — direkter Zugriff aus Excel oder Fabric möglich.
Eat your own dogfood
Sämtliche arades-eigenen Beratungs- und Implementierungs-Projekte werden in dieser Lösung abgewickelt. Stundenerfassung, Reisen, Spesen, Abrechnung, Auslastung — alles läuft hier. Was uns selbst stört, ändern wir, was bei uns nicht funktioniert, kommt nicht in den Standard.
Das hat zwei nüchterne Konsequenzen: Erstens kennen wir jeden Klick-Pfad im täglichen Gebrauch — wir wissen, wo Frust entsteht und wo Optimierungsbedarf besteht. Zweitens haben wir ein hohes eigenes Interesse daran, die Plattform stabil und schnell zu halten — weil wir selbst betroffen sind, wenn sie nicht ist.
Die Lösung ist nicht der Marketing-Versuch, etwas zu verkaufen, das wir mal vor drei Jahren für einen Kunden gebaut haben. Sie ist die operative Software, mit der wir unser eigenes Geschäft betreiben.
Vorgehen
60-Min-Demo der Standard-Lösung. Wir zeigen den Tagesablauf eines Beraters, eines Project-Managers, einer Geschäftsführerin. Sie erzählen, welche Vertragsmodelle Sie haben und welche Reports Sie brauchen.
Microsoft-Dynamics-365-Umgebung, Standard-App deployen, Vertragsmodelle und Stundensätze konfigurieren, Buchhaltungs-Schnittstelle aufbauen, Mobile-App-Layout an Ihre Spezifika anpassen.
Schulung mit echten Daten im Test-System. Pilot-Phase mit einem Team über 4 Wochen. Korrekturen und Feinjustierung anhand des realen Gebrauchs — bevor das System unternehmensweit ausgerollt wird.
Produktivsetzung mit drei Wochen Hypercare. Danach Application-Care-Vertrag — Release-Wave-Anpassungen, Optimierungs-Gespräche pro Quartal, Support für Neuanforderungen.
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Was steckt unter der Haube — die Plattform, auf der unsere PSA-Lösung läuft.
Mehr lesen →Welche D365-Lizenz passt zu Ihrem Setup? Tagesaktuell, kostenfrei.
Mehr lesen →Application Care für laufende Pflege — Release-Wave-Anpassungen inklusive.
Mehr lesen →Häufige Fragen
Project Operations ist die Microsoft-Standard-Lösung — sehr mächtig, aber für viele Mittelständler und Dienstleister unter 50 Köpfen überdimensioniert und teuer. Unsere Lösung deckt die typischen 80-Prozent-Anforderungen ab: Stunden, Reisen, Spesen, Abrechnung, Auslastung, Profitabilität. Schlank, schneller eingeführt, günstiger im Lizenz-Footprint.
Ja. Über die Microsoft-Power-Apps-Mobile-App auf iOS und Android. Stunden eintragen, Spesen mit Beleg-Foto erfassen, Reisen abschließen — auch offline, mit späterer Synchronisation. Im Tagesgebrauch oft schneller als die Browser-Variante.
Ja. Festpreis, Zeit-und-Material, Service-Pauschalen mit Stunden-Kontingent, gemischte Verträge. Stundensätze pro Kunde, pro Mitarbeiter oder pro Rolle. Mehrjahres-Verträge mit jährlicher Anpassungsformel — z. B. Indexierung an einen Tarifvertrag.
Schnittstellen zu DATEV, lexoffice, Microsoft Business Central, SAP. Ausgangs-Rechnungen werden buchungsfertig übergeben. Reisekosten und Spesen können — mit GoBD-konformer Beleg-Archivierung — ebenfalls weitergereicht werden.
Erlöse abzüglich Personal-Kosten (interne Stundensätze), Reisekosten, Spesen, Subunternehmer-Kosten. In Echtzeit pro Projekt sichtbar. Standard-Reports zeigen Plan vs. Ist und prognostizieren das Projekt-Ende-Ergebnis basierend auf der aktuellen Burn-Rate.
Typisch 6 bis 12 Wochen — abhängig von der Komplexität Ihrer Vertragsmodelle und der Buchhaltungs-Anbindung. Die schlankste Variante (Stunden + Spesen + DATEV) lässt sich in 4 Wochen produktivsetzen.
Ja. Sämtliche arades-eigenen Projekte, Stunden, Reisen und Spesen laufen seit Jahren über genau diese Lösung. Eat your own dogfood — was bei uns nicht funktioniert, würden wir auch nicht verkaufen wollen.
60 Min Live-Demo
Wir zeigen Ihnen die Lösung in unserer eigenen produktiven Umgebung. Kein Sandbox-Setup, keine ausgedachten Daten — der reale Tagesgebrauch. Bringen Sie Geschäftsführung, Projektleitung und Buchhaltung mit, dann sehen alle drei das Gleiche.
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Warum wir alle unsere Apps und Empfehlungen konsequent auf eine einzige Datenbasis bauen — und wann die Insel-Lösung trotzdem die bessere Antwort ist. 2.500 Wörter zu Architektur, Migrations-Pfaden und ehrlichen Abgrenzungen.
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