Microsoft 365 · Microsoft Planner
Microsoft Planner ist die Team-Aufgabenverwaltung im Microsoft 365 Stack — und seit 2024 die neue, zusammengeführte Plattform aus altem Planner, To Do und Project for the Web. Wir grenzen Planner sauber von Microsoft Project, To Do und Loop ab, richten Workflows ein und schulen Teams im produktiven Einsatz.
Was ist Microsoft Planner
Microsoft Planner ist auf Team-Aufgaben in einem Kanban-Stil ausgelegt: Boards mit Buckets, Karten mit Zuweisung, Fälligkeit, Anhängen und Checklisten. Schnell zu starten, ohne PM-Schulung nutzbar — und direkt in Microsoft Teams, SharePoint und Outlook eingebettet.
Neuer Planner (2024+): Microsoft hat den klassischen Planner, Microsoft To Do und Microsoft Project for the Web zu einer einheitlichen App zusammengeführt. Persönliche To-Do-Listen, Team-Pläne und (mit Project-Lizenz) Premium-Pläne mit Gantt und Ressourcen-Management leben in einer Oberfläche.
Abgrenzung
Vier Microsoft-Werkzeuge, die sich auf den ersten Blick überschneiden — aber jeweils einen klar anderen Zweck haben. Welches Tool für welche Aufgabe sinnvoll ist.
| Tool | Wann nutzen | Lizenz |
|---|---|---|
| Microsoft Planner | Team-Aufgaben in Kanban-Logik. Buckets, Karten, Zuweisungen, Fälligkeiten. Schnell aufzusetzen, ohne PM-Methodik. Integriert in Teams. | In allen Microsoft 365 Business- und Enterprise-Plänen enthalten (Basic-Plan). |
| Microsoft Project | Klassisches Projektmanagement: Gantt-Diagramme, kritischer Pfad, Ressourcen-Auslastung, Vorgangs-Abhängigkeiten, Multi-Projekt-Reporting. | Project Plan 1 (~9 €), Project Plan 3 (~28 €), Project Plan 5 (~50 €) pro Nutzer und Monat als Add-on. |
| Microsoft To Do | Persönliche Aufgaben-Listen, Tages-Planung („Mein Tag"), geräteübergreifende Sync — keine Team-Zusammenarbeit. | Kostenlos in allen M365-Plänen — im neuen Planner integriert. |
| Microsoft Loop | Live-Komponenten (Listen, Tabellen, Aufgaben) in Teams, Outlook, Word — der Rahmen, in dem Aufgaben aus Planner auftauchen können. | In M365 Business Standard, Business Premium, E3, E5 enthalten. |
Faustregel: Persönliche Tagesliste → To Do (im neuen Planner). Team-Aufgaben mit Boards → Planner. Echtes Projektmanagement mit Gantt und Ressourcen → Microsoft Project. Live-Komponenten in Mails und Docs → Loop.
Lizenzen & Preise
Die Basis-Funktionen von Planner sind kostenlos in Microsoft 365 enthalten. Premium-Funktionen wie Gantt, Ressourcen-Management und portfolioweites Reporting kommen über Project-Lizenzen on top.
Boards, Buckets, Karten, Zuweisungen, Fälligkeiten, Checklisten, Anhänge, Teams-Integration, „Meine Aufgaben"-Aggregation. In jedem Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium und Enterprise-Plan kostenlos enthalten.
Erweitert Planner um Premium-Funktionen: Gantt-Diagramme, Roadmap-Sichten, Vorgangs-Abhängigkeiten, einfache Ressourcen-Planung. Für Anwender, die Projekte mit Phasen und Meilensteinen führen, aber kein klassisches MS Project Desktop benötigen.
Vollwertiges Projektmanagement mit Desktop-Client (Plan 3) und zusätzlich Portfolio- und Demand-Management (Plan 5). Für Projektleiter und PMOs mit PMI-Methodik, Ressourcen-Pool und Multi-Projekt-Reporting.
| Lizenz | Preis EUR / User / Monat | Was enthalten |
|---|---|---|
| Microsoft Planner Basic | in Microsoft 365 enthalten (kein Aufpreis) | Boards, Buckets, Karten, Checklisten, Teams-Integration — Standard-Aufgaben-Management |
| Project Plan 1 | ca. 9,30 € | Web-only — Gantt, Roadmap, Vorgangs-Abhängigkeiten, leichte Ressourcen-Planung |
| Project Plan 3 | ca. 28,10 € | Web + Desktop — vollwertiges PM, Ressourcen-Pool, Project Desktop App |
| Project Plan 5 | ca. 49,30 € | Plan 3 + Portfolio-Management, Demand-Management, Ressourcen-Optimierung |
Listenpreise EUR/User/Monat, jährlich abgerechnet, netto. Quelle: microsoft.com/de-de/microsoft-365/project/compare-microsoft-project-management-software — Stand Mai 2026.
Microsoft hat „Project for the Web" als modernen, cloud-nativen Project-Stack auf Power-Platform-Basis etabliert. Project Plan 1, 3 und 5 sind die Lizenz-Tiers darauf — die alte „Project Online"-Welt (auf SharePoint-Basis) wird parallel weiter angeboten, ist aber Auslauf-Modell.
Wer heute neu startet, beginnt im modernen Project. Wer aus Project Online migriert, hat einen Migrations-Pfad — den wir im Engineering-Kontext begleiten.
arades-Position
Planner ist schnell aufgesetzt, aber selten von selbst produktiv. Häufig entstehen 30 unstrukturierte Pläne, ohne Konvention für Buckets, Labels und Zuweisungs-Regeln — und das Tool wird wieder verlassen. Wir richten Planner als gelebte Plattform ein.
Kostenlose Microsoft 365 Test-Begleitung
arades richtet einen Test-Tenant für 3 Benutzer ein, schult die Key-User, begleitet wöchentlich mit einer Sprechstunde — und sagt am Ende ehrlich, ob Microsoft 365 für Sie das richtige ist. Kostenlos.
30 Min Erstgespräch
Wir besprechen, ob Planner für Ihre Prozesse das richtige Tool ist — oder ob ein Project-Plan, ein To-Do-Setup oder ein Loop-Konzept besser passt. Und falls Planner schon im Einsatz ist, aber niemand mehr durchblickt: wie wir aufräumen, ohne Bestehendes wegzuwerfen.
Begleitende Dienstleistungen
Engineering-Projekte stehen selten allein — Lizenz-Logik, Architektur-Klärung, Quality-Gates, Wissens-Transfer und Folge-Betrieb laufen meistens parallel. Hier die häufigsten Begleitleistungen, die wir in Discovery-Spike, Sprint-Festpreis oder Application-Care-Verträgen zubuchen.
Vorab · Architektur
Bevor implementiert wird: Tenant-Struktur, Datenmodell, Sicherheitskonzept, Integration-Mapping. Ergebnis ist ein Architektur-Dokument, mit dem jedes Engineering-Team weiterarbeiten kann — auch ein anderes als wir.
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Vorab · CSP
Welche Lizenz-Bundles für welche User, welche Add-on-SKUs notwendig sind, wo Sie über- oder unterlizenziert sind. Als Microsoft Lizenzierungspartner bezogen — mit der Option, CSP nur als Kontrolle ohne Margenmaximierung zu nutzen.
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Während · Quality-Gate
Unabhängige Zweit-Meinung während eines laufenden Implementations-Projekts — egal ob wir es selbst durchführen oder ein anderer Partner. CMMI-basierte Quality-Gates, Risk-Reviews, Festpreis pro Gate.
Während · Adoption
Nicht der klassische 2-Tage-Workshop, der nach einer Woche vergessen ist — sondern ein dynamisches Lernprogramm über 4–6 Wochen mit Erstschulung, Anwendungsphasen und Aufbau-Sessions. Schulungs-Matrix für Rollen und Themen.
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Danach · Betrieb
Nach Go-Live: planbarer Application-Care-Vertrag mit Monatspauschale, SLA-basiert. Inklusive Releases, Hotfixes, Erweiterungen, Tenant-Hardening — und kontinuierlicher Begleitung statt nur Reaktion auf Ticket.
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Danach · Wissen
Wenn die ursprünglichen Entwickler weg sind, der Vorgänger-Partner nicht mehr greifbar oder die Dokumentation veraltet — Reverse Engineering der bestehenden Lösung mit dokumentiertem Ergebnis: Code-Map, Datenmodell, Customization-Inventar.
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Häufige Fragen
Microsoft Planner ist die Aufgabenverwaltung im Microsoft 365 Ökosystem. Teams verwalten Aufgaben über Kanban-Boards, Buckets, Zuweisungen, Termine und Checklisten — integriert in Microsoft Teams, SharePoint und Outlook. Seit 2024 vereint der neue Planner die Funktionen aus dem alten Planner, Microsoft To Do und Microsoft Project for the Web in einer App.
Die Basis-Funktionen von Microsoft Planner sind in praktisch jedem Microsoft-365-Business- und Enterprise-Plan enthalten — ohne Aufpreis. Wer Premium-Funktionen wie Gantt-Diagramm, Ressourcen-Management oder portfolioweites Reporting benötigt, ergänzt einen Project Plan 1 (rund 9 € pro Nutzer und Monat), Project Plan 3 (rund 28 €) oder Project Plan 5 (rund 50 €) als Add-on.
Planner ist auf Team-Aufgaben in einem Kanban-Stil ausgelegt — schnell, leichtgewichtig, kollaborativ. Microsoft Project (Project Plan 3/5) ist Projektmanagement im klassischen Sinn: Gantt-Diagramme, kritischer Pfad, Ressourcen-Auslastung, Vorgangs-Abhängigkeiten, Earned Value Management. Wer Multi-Projekt-Steuerung oder PMI-PMBOK-Methodik braucht, nimmt Project — wer Team-Aufgaben strukturieren will, nimmt Planner.
Microsoft To Do ist persönliche Aufgabenverwaltung — eigene Listen, Tages-Planung, geräteübergreifende Synchronisierung. Microsoft Planner ist Team-Aufgabenverwaltung — Boards, Buckets, Zuweisungen an Kollegen, gemeinsame Sicht. Im neuen Planner (2024+) sind beide Welten in einer App integriert: persönliche To-Do-Listen und Team-Pläne unter einer Oberfläche.
Microsoft Loop ist keine Aufgabenverwaltung im engeren Sinn, sondern eine Collaboration-Surface: Loop-Komponenten (Listen, Tabellen, Aufgaben-Listen, Abstimmungen) lassen sich in Teams-Chats, Outlook-Mails und Word-Dokumenten einbetten und sind überall live synchron. Planner-Aufgaben können in einer Loop-Komponente als Aufgaben-Liste erscheinen — Loop ist der Rahmen, Planner liefert die Aufgaben-Engine.
Wir starten mit einer kurzen Workshop-Phase: welche Team-Prozesse strukturiert werden sollen, welche Buckets, Labels und Zuweisungs-Regeln nötig sind. Anschließend bauen wir Planner-Vorlagen, definieren Power-Automate-Flows für wiederkehrende Aufgaben und integrieren Planner-Boards in die passenden Teams-Kanäle. Zum Abschluss schulen wir Anwender, Power User und Admins.
Ja — Microsoft Graph stellt eine vollständige API für Planner-Tasks, Buckets und Pläne bereit. Über Power Automate, eigene Connectors oder Custom-Code-Integrationen können Aufgaben aus ERP-, CRM- oder Service-Management-Systemen automatisch in Planner erstellt und synchron gehalten werden. Auch das Teams-CRM-Add-on von arades GmbH nutzt Planner als zentrale Aufgabenliste.
