Themen-Hub · Microsoft Dynamics 365 Einführung
Eine Microsoft-Dynamics-365-Einführung ist im Mittelstand kein reines IT-Projekt — sie ist ein Prozess-, Daten-, Lizenz- und Adoption-Vorhaben mit klarer Verantwortung. Wir liefern sie für mittelständische Unternehmen aus dem DACH-Raum in drei Paketen für unterschiedliche Größen und in einem 4-Phasen-Modell mit Festpreis pro Phase: Discovery, Build, Migration und UAT, Hypercare. Microsoft Partner seit 2007, 20+ Jahre CRM- und ERP-Praxis seit Microsoft CRM 3.0.
Microsoft Dynamics 365 Einführung · Begriffs-Klarheit
Wer heute von „Microsoft Dynamics 365 einführen" spricht, meint deutlich mehr als die Aktivierung eines Lizenz-Pakets im Admin-Center. Eine ordentliche Einführung umfasst vier zusammenhängende Arbeits-Stränge: Discovery (Geschäftsprozesse verstehen, Modul-Mapping, Lizenz-Architektur), Build (Konfiguration, Power-Platform-Anpassungen, Integration mit Microsoft 365 und ERP), Migration (Daten aus Vorsystemen, User Acceptance Testing, Schulung der Anwender) und Hypercare (Begleitung der ersten produktiven Wochen, geplanter Übergang in Application Care).
„Einführung" und „Implementierung" werden in der Praxis weitgehend synonym verwendet. „Einführung" betont stärker die organisatorische Seite — Change-Management, Adoption, Schulung, das Stehen der Verantwortlichkeit im Unternehmen. „Implementierung" betont stärker die technische Umsetzung — Konfiguration, Anpassungen, Datenmigration, Cut-over. Beide Begriffe umfassen denselben vollständigen Weg vom Discovery bis zum Go-Live mit Hypercare. Im SEO-Kontext rankt der eine Begriff für eher fachliche Suchanfragen, der andere für eher betriebswirtschaftliche — die Arbeit dahinter ist dieselbe.
Eine Microsoft-Dynamics-365-Einführung berührt fünf Themen gleichzeitig — und entscheidet an jedem davon über den späteren Projekt-Erfolg:
Wer diese fünf Themen nicht gleichzeitig denkt, baut Schatten-Prozesse, verschenkt 20 bis 50 % des Lizenz-Werts und steht spätestens beim ersten Quartals-Review vor einer unerklärten Adoption-Lücke. Die arades GmbH liefert die vollständige Einführung in einem 4-Phasen-Modell mit Festpreis pro Phase und drei klar kalkulierten Paketen für drei Mittelstands-Größen.
Drei Einführungs-Pakete · für drei Mittelstands-Größen
Eine Einführung für 30 Vertriebs-Mitarbeitende sieht anders aus als eine Multi-Country-Einführung für 400 Anwender. Wir strukturieren das in drei klar abgegrenzten Paketen mit jeweils eigenem Zeitrahmen, eigener Modul-Tiefe und eigenem Preis-Korridor.
Zeitrahmen: 3 bis 4 Monate vom Discovery bis Hypercare.
Module: typischerweise Sales allein oder Sales + Customer Service. Optional Business Central, wenn die ERP-Frage gleich mit beantwortet wird. Ohne ERP-Integration aus Drittsystemen.
Migration: aus Excel, einem schlanken Vorsystem oder ohne historische Daten.
Adoption: Train-the-Trainer-Programm, eine Schulungs-Welle, dokumentierte Quick-Reference-Cards.
Investition: ab 60.000 € netto, typisch 60.000 € bis 110.000 € netto. Plus Microsoft-Lizenzen.
Zeitrahmen: 6 bis 9 Monate vom Discovery bis Hypercare.
Module: zwei bis vier CE-Module (Sales, Customer Service, Field Service, Customer Insights Journeys oder Project Operations), oft mit Business Central oder mit Anbindung an ein bestehendes Finance-&-Operations- oder SAP-System.
Migration: aus produktivem CRM-System (Salesforce, HubSpot, Dynamics CRM On-Premises) mit Stamm- und ausgewählten historischen Daten. Integration mit Microsoft 365, ERP und Marketing-Tool.
Adoption: Key-User-Programm pro Abteilung, mehrere Schulungs-Wellen, dokumentiertes Onboarding für neue Mitarbeitende.
Investition: 120.000 € bis 280.000 € netto. Plus Microsoft-Lizenzen.
Zeitrahmen: 9 bis 14 Monate vom Discovery bis Hypercare. Iterativ in mehreren Release-Wellen.
Module: Multi-Modul-Programm mit drei bis fünf CE-Modulen, Business Central oder Anbindung an Finance & Operations, Power-Platform-Erweiterungen, Customer-Insights-Data-Plattform für 360-Grad-Sicht.
Migration: Multi-System-Konsolidierung, Multi-Country-Setup mit Mandanten-Strategie, ERP-Integration, BI-Anbindung.
Adoption: dediziertes Adoption-Programm über 6 bis 12 Monate, Champion-Netzwerk, Power-User-Sprechstunden, Adoption-Metriken im Monats-Reporting.
Investition: ab 350.000 € netto. Konkrete Kalkulation nach Discovery. Plus Microsoft-Lizenzen.
Hinweis zu den Preisen: Die genannten Korridore beziehen sich auf die reine Beratungs- und Implementierungs-Leistung über alle vier Phasen. Die Microsoft-Lizenzen werden separat ausgewiesen und im Microsoft-CSP-Modell monatlich in Euro abgerechnet — sie hängen von Nutzerzahl, Modul- und Tarif-Wahl ab und lassen sich mit unserem License Cost Calculator vorab modellieren.
Vier Phasen · Festpreis pro Phase
Vier klar abgegrenzte Phasen mit eigenem Deliverable. Sie können nach jeder Phase entscheiden, ob Sie mit uns weitermachen oder intern übernehmen. Festpreis pro Phase, planbare Budget-Linie.
Wir analysieren in zwei bis vier Wochen die aktuellen Vertriebs-, Service-, Projekt- und Marketing-Prozesse, führen Stakeholder-Interviews mit Geschäftsleitung und Fachbereichen, mappen die Anforderungen auf die passenden Dynamics-365-Module, kalkulieren die Lizenz-Architektur (Vollnutzer-, Team-Member-, Device-Lizenzen, Attach-Logik) und erstellen die Migrations-Risiko-Inventur. Wir prüfen ehrlich, ob Microsoft Dynamics 365 die richtige Antwort ist — und sagen es Ihnen, wenn ein anderes System besser passt.
Deliverable: Solution-Blueprint (15–25 Seiten), Lizenz-Kalkulation als Excel, Roadmap-Skizze, Risiko-Register.
Auf Basis des Solution-Blueprints richten wir die Dynamics-365-Umgebung ein: konfigurierte Module mit Geschäftsregeln, Sicherheits-Rollen und Workflows; Standard-Anpassungen über Power Platform (Power Apps, Power Automate, Dataverse); Integration mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint), ERP-Schnittstellen und Drittsystemen; Anlage der Standard-Dashboards und Berichte. Wir arbeiten in 2- bis 4-Wochen-Sprints mit wöchentlicher Demo und klaren Quality-Gates.
Deliverable: produktiver Sandbox-Tenant mit allen Geschäftsprozessen, dokumentierte Konfiguration, Integrations-Verträge.
Datenmigration aus Vorsystemen (Salesforce, HubSpot, Dynamics CRM On-Premises, NAV/Navision, Excel) mit klar definiertem Migrations-Inventar — Accounts, Kontakte, offene Opportunities, Cases, ausgewählte historische Aktivitäten. End-to-End-Tests durch Fachbereiche, User Acceptance Testing mit Key-Usern, Schulung der Endanwender in rollen-spezifischen Wellen, Cut-over-Planung und Generalprobe. Am Ende: validiertes Produktivsystem mit migrierten Daten und ausgebildeten Anwendern.
Deliverable: validiertes Produktivsystem, Migrations-Protokoll, Schulungs-Material, Cut-over-Plan.
Vier Wochen Hypercare nach Go-Live mit erhöhter Reaktionsbereitschaft. Tägliches Stand-up mit den Key-Usern, schnelle Korrekturen der ersten produktiven Auffälligkeiten, Adoption-Begleitung. Am Ende der vierten Woche geplanter Übergang in Application Care (planbarer Monatsvertrag mit SLA für Releases, Hotfixes, Erweiterungen, Tenant-Hardening) oder Pay-per-Hour. Wir übernehmen die Betreuung selbst — keine Übergabe an einen fremden Run-Partner.
Deliverable: produktives System mit befähigten Anwendern, Übergangs-Protokoll, Application-Care-Vertrag oder Pay-per-Hour-Setup.
Was wir aus 20+ Jahren CRM- und ERP-Einführungen gelernt haben
Die meisten gescheiterten Dynamics-365-Einführungen scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern an immer wiederkehrenden Mustern in der Vorbereitung und Durchführung. Wir haben sie zusammengetragen — als ehrliche Selbstauskunft und als Bewertungs-Hilfe für jedes Einführungs-Vorhaben, auch wenn Sie nicht mit uns arbeiten.
„Wir nehmen einfach Sales und Customer Service für alle." Das wirkt entscheidungsfreudig — und führt fast immer zu zwei Lizenz-Kategorien zu viel und einer zu wenig. Eine 80-Personen-Organisation, in der das Vertriebs-Team und das Service-Team unterschiedliche Erwartungen an Datenmodell, Workflows und Berichte hat, lässt sich nicht mit einem Standard-Mapping abdecken. Das Discovery ist deshalb keine optionale Vor-Übung, sondern die Phase, in der sich das spätere Projekt-Volumen um Faktor 2 oder 3 bewegt. Ohne Discovery wird die Build-Phase doppelt teuer.
„Die Daten ziehen wir am Wochenende um, das macht der Praktikant." Bis zur ersten Sichtung der wirklichen Datenqualität: 30 % der Accounts ohne Branchen-Klassifizierung, 18 % der Kontakte ohne Mail-Adresse, 7 Custom-Felder im Alt-CRM ohne Beschriftung. Datenmigration ist nicht die Übertragung von Datensätzen, sondern eine Mapping-, Bereinigungs- und Validierungs-Aufgabe. Wir kalkulieren in jeder Einführung einen eigenen Migrations-Aufwand mit klaren Schritten: Inventar, Mapping, Cleansing, Test-Migration, Validierung, Produktiv-Migration. Wer das unterschätzt, riskiert ein Produktivsystem, dem die Anwender nicht trauen.
„Wir machen am Go-Live-Wochenende eine Tagesschulung für alle." Drei Monate später nutzen 40 % der Lizenzen den Standard-Listen-View, 12 % loggen sich gar nicht ein und 6 Personen führen weiter ihre Excel-Listen parallel. Eine echte Adoption umfasst rollen-spezifische Curricula (Vertrieb, Service, Marketing, Management), Key-User-Programme mit klarer Funktionsbeschreibung, Begleit-Sprechstunden über die ersten drei Monate und dokumentierte Quick-Reference-Cards. Adoption ist kein Trainings-Termin, sondern ein Programm.
„Sales Professional für alle, das reicht ja." Bis zum ersten Kunden-Service-Case, der einen SLA-Timer braucht. Oder bis zum ersten Field-Service-Einsatz, der Tour-Optimierung verlangt. Oder bis zur ersten Projekt-Abrechnung, die ressourcen-basierte Zeiterfassung erfordert. Die richtige Lizenz-Mischung aus Vollnutzer-, Team-Member-, Device-Lizenzen und Attach-Logik (Sales-Lizenz mit angehängter Customer-Service-Funktion zum Attach-Preis) lässt sich nur im Discovery sauber kalkulieren — und kann bei einer 80-Personen-Organisation 20 bis 35 % Lizenz-Spend einsparen.
„Wir lassen das alles passgenau für uns programmieren." Sechs Monate später: 14 Custom-Plug-ins, die bei jedem Microsoft-Release-Wave nachgezogen werden müssen, drei Power-Apps-Aufsätze, die niemand mehr versteht, und ein Workflow-Geflecht, das nicht mehr dokumentiert ist. Der gesunde Default ist umgekehrt: zuerst prüfen, ob der Microsoft-Standard reicht, dann mit Power-Platform-Konfiguration arbeiten, erst dann zu Pro-Code-Erweiterungen greifen. Jede Anpassung muss begründet sein — nicht jede Anforderung muss zur Anpassung werden.
„Go-Live war Freitag, am Montag laufen alle alleine." Bis zum ersten Quartals-Abschluss, in dem niemand weiß, wie ein bestimmter Bericht zu lesen ist. Oder bis zum ersten Mitarbeitenden-Wechsel, bei dem das Wissen mitgegangen ist. Vier Wochen Hypercare sind das Minimum — mit täglichem Stand-up, schnellen Korrekturen, Adoption-Begleitung und klarem Übergang in Application Care oder Pay-per-Hour. Wer hier spart, spart an der falschen Stelle und zahlt es im ersten Halbjahr nach Go-Live doppelt zurück.
Total Cost of Ownership · transparent gerechnet
Die Antwort auf „Was kostet das?" hat vier Bestandteile — und der größte davon ist nicht das Einführungs-Projekt selbst. Wir machen die TCO-Struktur vor dem ersten Vertrag transparent, damit Sie wirklich vergleichen können.
Die reine Beratungs- und Implementierungs-Leistung über alle vier Phasen (Discovery, Build, Migration, Hypercare). Wir kalkulieren als Festpreis pro Phase: ab 60.000 € netto (Quick-Start), 120.000 € bis 280.000 € netto (Mittelstand) oder ab 350.000 € netto (Plus). Change-Requests, die im Discovery nicht abgedeckt waren, werden separat als Festpreis-Pakete kalkuliert.
Die laufenden Microsoft-Dynamics-365-Lizenzen werden im Microsoft-CSP-Modell monatlich in Euro abgerechnet. Sie hängen von Nutzerzahl, Modul-Wahl (Sales, Customer Service, Field Service, Project Operations, Business Central) und Lizenz-Mischung (Vollnutzer, Team Member, Device, Attach) ab. Eine typische 80-Personen-Vertriebsorganisation kommt mit der richtigen Mischung bei rund 70 € pro Nutzer pro Monat heraus — die richtige Mischung spart 20 bis 35 % gegenüber dem naiven „Vollnutzer für alle"-Ansatz. Mehr Details in unserer D365-Lizenzen-Themen-Page und im License Cost Calculator.
Nach den vier Wochen Hypercare braucht jedes produktive System laufende Pflege: Releases, Hotfixes, kleine Erweiterungen, Tenant-Hardening, Lizenz-Optimierung, Release-Wave-Bewertung. Wir bieten das als Application Care mit planbarer Monatspauschale und SLA an. Größenordnung: 3 bis 8 % des Einführungs-Volumens pro Jahr, abhängig von Modul-Tiefe und Anzahl Integrationen. Alternative: Pay-per-Hour ohne festen Vertrag.
Die initiale Anwender-Schulung ist Teil der Migration-und-UAT-Phase. Aber Adoption ist ein laufendes Programm: neue Mitarbeitende, Modul-Erweiterungen, Release-Wave-Schulungen, Copilot-Use-Case-Workshops. Wir kalkulieren das als jährliches Adoption-Budget mit rollen-spezifischen Curricula. Größenordnung: 8 bis 15 % des Lizenz-Volumens pro Jahr. Mehr Details in unserer D365-Schulungs-Themen-Page.
Beispiel A — Mittelständischer B2B-Vertrieb, 35 Mitarbeitende, Sales + Customer Service. Einführungs-Projekt (Quick-Start): 85.000 € netto einmalig. Laufende Lizenzen (Mischung Vollnutzer + Team Member): rund 2.400 €/Monat = 28.800 €/Jahr. Application Care: rund 1.500 €/Monat = 18.000 €/Jahr. Adoption-Budget Jahr 2: 6.000 €/Jahr. Investition Jahr 1: rund 138.000 €. Laufender Jahres-Aufwand ab Jahr 2: rund 53.000 €.
Beispiel B — Mittelständischer Maschinenbauer, 140 Mitarbeitende, Sales + Customer Service + Field Service + Business Central. Einführungs-Projekt (Mittelstand mit ERP-Integration): 220.000 € netto einmalig. Laufende Lizenzen: rund 12.000 €/Monat = 144.000 €/Jahr. Application Care: rund 5.500 €/Monat = 66.000 €/Jahr. Adoption-Budget Jahr 2: 18.000 €/Jahr. Investition Jahr 1: rund 448.000 €. Laufender Jahres-Aufwand ab Jahr 2: rund 228.000 €.
Beispiel C — Internationaler Dienstleister, 380 Mitarbeitende, Sales + Customer Service + Project Operations + Customer Insights Journeys + F&O-Anbindung. Einführungs-Projekt (Plus, drei Wellen über 12 Monate): 420.000 € netto einmalig. Laufende Lizenzen: rund 38.000 €/Monat = 456.000 €/Jahr. Application Care: rund 15.000 €/Monat = 180.000 €/Jahr. Adoption-Budget Jahr 2: 55.000 €/Jahr. Investition Jahr 1: rund 1.056.000 €. Laufender Jahres-Aufwand ab Jahr 2: rund 691.000 €.
Die Werte sind Orientierungs-Größenordnungen aus realen SMB- und Mittelstands-Projekten. Konkrete Festpreise nach dem 30-Minuten-Discovery oder spätestens am Ende der Discovery-Phase.
Wo arades stark ist · 6 Pillars
Sechs Stärken, die wir aus über 20 Jahren Microsoft-Praxis mitbringen — und an denen sich eine arades-Einführung von einer Einführung durch ein großes Beratungshaus oder ein generisches IT-Haus unterscheidet.
20+ Jahre CRM- und ERP-Einführungen — durch alle Plattform-Wechsel, Release-Wave-Umbenennungen und Lizenz-Modell-Anpassungen hindurch. Vieles, was in der Microsoft-Dokumentation nicht steht, kennen wir aus erlebten Projekten.
Wir bauen nicht nur für Kunden, sondern auch eigene Lösungen auf Microsoft Dataverse (Project & Service Management, Intercompany-Integration, Teams-Integration für Dynamics 365). Eat-your-own-Dogfood — wir kennen die Plattform aus Bau-Sicht, nicht nur aus Schulungs-Folien.
Sie sprechen nach dem Discovery-Gespräch mit denselben Personen, die das System bauen werden. Keine Account-Manager-Schicht, keine Übergabe an Offshore-Teams. Wir arbeiten in Teams von 2 bis 6 Personen — die Entscheidenden sind technisch tief im Thema.
Microsoft Partner seit 2007, Microsoft CSP für die direkte Lizenz-Lieferung mit monatlicher Sammel-Rechnung in Euro. Stabile Lieferkette, klarer Eskalations-Weg zu Microsoft, keine Übergabe-Kette zwischen Beratung, Lizenz und Implementierung.
Nach jeder Phase liegt ein Festpreis für die nächste Phase vor. Sie entscheiden am Phasenende, ob Sie mit uns weitermachen oder intern übernehmen. Keine Stundenzettel-Eskalation, keine offenen Aufwands-Korridore, keine Überraschungs-Rechnungen am Monatsende.
Application Care wird nicht an einen fremden Run-Partner übergeben. Dieselben Personen, die das System gebaut haben, betreuen es auch im Run. Releases, Hotfixes, Erweiterungen, Tenant-Hardening — aus einer Hand, mit kontinuierlichem Kontext.
Häufige Fragen zur Microsoft Dynamics 365 Einführung
Eine Microsoft Dynamics 365 Einführung ist die vollständige Inbetriebnahme einer oder mehrerer Dynamics-365-Module (Sales, Customer Service, Field Service, Project Operations, Business Central) in einem Unternehmen — vom Discovery über Build und Datenmigration bis zum Hypercare nach Go-Live. Einführung und Implementierung werden weitgehend synonym verwendet.
Quick-Start (10–50 Nutzer, 1–2 Module): 3 bis 4 Monate. Mittelstand (50–300 Nutzer, 2–4 Module mit Integration): 6 bis 9 Monate. Plus (300–500+ Nutzer mit ERP-Integration und Multi-Country): 9 bis 14 Monate. Längere Projekte sind oft ein Warnsignal — wir bauen lieber iterativ in mehreren kleineren Wellen.
Quick-Start: ab 60.000 € netto. Mittelstand: 120.000 € bis 280.000 € netto. Plus: ab 350.000 € netto. Hinzu kommen die laufenden Microsoft-Lizenzen, abhängig von Nutzerzahl und Modul-Wahl, sowie nach Go-Live entweder Application Care als Monatsvertrag oder Pay-per-Hour.
Vier Phasen mit eigenem Festpreis: Discovery (2–4 Wochen), Build (8–16 Wochen), Migration und UAT (4–8 Wochen), Hypercare (4 Wochen) mit Übergang in Application Care.
In der Praxis weitgehend synonym. „Einführung" betont stärker die organisatorische Seite (Adoption, Change-Management), „Implementierung" stärker die technische Umsetzung (Konfiguration, Anpassungen, Migration). Beide Begriffe umfassen denselben Weg vom Discovery bis Go-Live mit Hypercare.
Ja. Wir migrieren regelmäßig aus Salesforce, HubSpot, SugarCRM, Dynamics CRM On-Premises (2011/2013/2015/2016), NAV/Navision und Excel. Die Migration ist meistens technisch lösbar — die wichtigere Frage ist, welche Daten Sie bewusst nicht mit umziehen. Im Discovery klären wir das und kalkulieren den Migrations-Aufwand als Festpreis.
Ja, das ist unverzichtbar. Eine Dynamics-365-Einführung ohne fachliche Person, die im Unternehmen Verantwortung übernimmt (Product Owner oder Key User Lead), wird scheitern. Sie braucht 30 bis 60 % ihrer Arbeitszeit während des Projekts und bleibt nach Go-Live verantwortlich.
Vier Wochen Hypercare sind in jeder Einführung enthalten. Danach Übergang in Application Care (planbarer Monatsvertrag mit SLA) oder Pay-per-Hour. Wir übernehmen die Betreuung selbst — keine Übergabe an einen fremden Run-Partner.
Festpreis pro Phase. Nach Discovery liegt ein Festpreis-Angebot für Build vor, nach Build für Migration und UAT, nach UAT für Hypercare. Change-Requests werden separat als Festpreis-Pakete kalkuliert.
Sie sprechen direkt mit den Personen, die bauen. Keine Account-Manager-Schicht, keine Übergabe an Offshore-Teams. 2–6 Personen pro Team, eigene Lösungen auf Dynamics 365 (Eat-your-own-Dogfood), Application Care nach Go-Live aus derselben Hand.
Weiterführend
Vor dem ersten Klick im System: Discovery-Gespräch, Strategie-Workshop, Architektur-Review. Modul-Wahl, Lizenz-Architektur, Roadmap. 30-Min-Discovery kostenlos.
Sechs Kriterien für die Auswahl eines Microsoft-Dynamics-365-Partners. Mit ehrlicher Selbst-Auskunft zu arades.
Die technische Engineering-Sicht auf die Einführung: 4-Phasen-Vorgehen, Sprint-Logik, Quality-Gates, Cut-over-Planung.
Bei einer Migration statt Greenfield-Einführung: acht typische Source-Systeme (Salesforce, SAP CRM, HubSpot, On-Prem-CRM und mehr), 4-Phasen-Modell mit HowTo-Schema, Festpreis-Pakete ab 25.000 €.
Sales, Customer Service, Field Service, Project Operations, Business Central, Contact Center. Base/Attach-Logik, Copilot Credits, NCE-Mechanik.
Aus 50 Lizenzen 50 Nutzer machen. Rollen-spezifische Curricula, Online-Live, Vor-Ort, On-Demand. Adoption-Programme bis 6 Monate.
Nach Hypercare. Planbarer Monatsvertrag mit SLA. Releases, Hotfixes, Erweiterungen, Tenant-Hardening. Aus derselben Hand wie die Einführung.
Einführung planen
30 Minuten Discovery — wir klären gemeinsam, ob Quick-Start, Mittelstand oder Plus zu Ihrer Situation passt, welche Module sinnvoll sind und welche Größenordnung Sie realistisch einplanen sollten. Erste Einschätzung mit konkreten Zahlen, in der Regel binnen eines Werktags. Oder rufen Sie direkt an.
