Dienstleistungen · Wissensmanagement
Mitarbeiter verlassen das Unternehmen. Dienstleister wechseln. Systeme werden alt. Wissen geht verloren. Wir bauen Wissens-Strukturen, die das verhindern — von der SharePoint-Plattform bis zum AI-Wissens-Assistenten mit Ihren eigenen Dokumenten.
Geschäftsführung · Inhaber
Wenn Wissensträger gehen, Dienstleister wechseln oder Eigenentwicklungen abgelöst werden, entscheidet sich, ob Ihr Wissen strukturiert vorliegt — oder nur in Köpfen lebt. Wir helfen, Wissen rechtzeitig zu strukturieren, bevor es zur kritischen Lücke wird. Investition heute, Risiko-Reduktion morgen.
Abteilungsleitung · Fachbereich
Strukturierte SharePoint-Wissens-Plattform mit Informations-Architektur, Knowledge-Map pro Fachbereich, Metadaten-Konzept und Governance. Inkl. Migrations-Plan aus Fileshares und alten Intranets, plus Adoptions-Programm für die Teams. Vorlage-fähig für Lenkungskreis und Personalentwicklung.
IT-Leitung · CIO · Solution Architect
AI-Wissens-Assistenten mit EU-Hosting auf Basis Mistral oder Aleph Alpha statt OpenAI. Vector-DB-Setup (pgvector, Azure AI Search, Qdrant), Embedding-Strategie, Chunking-Konzept, Re-Ranking, Source-Filtering, Permission-Trimming auf SharePoint-ACLs. DSGVO-konform, Auditierungs-fähig.
Für Geschäftsführer · Strategische Geschäfts-Versicherung
Baby-Boomer gehen in Rente, Dienstleister wechseln, Eigenentwicklungen werden abgelöst. Jedes dieser Ereignisse offenbart, ob Wissen strukturiert vorliegt — oder nur in Köpfen lebt. Wir bauen Ihre Wissens-Plattform jetzt auf, solange die Träger noch da sind. Das ist günstiger als jeder Knowledge-Recovery nach dem Weggang und ist die strategische Versicherung gegen den teuersten aller Verluste: 20 bis 30 Jahre Erfahrung, die unwiederbringlich verschwinden.
Für Abteilungsleitung · SharePoint-Plattform mit Knowledge-Map
Sie bekommen eine SharePoint-basierte Wissens-Plattform mit dokumentiertem Knowledge-Map pro Fachbereich, klarer Informations-Architektur, Metadaten-Konzept und Governance-Modell. Inkl. Migrations-Plan aus Fileshares, alten Intranets und SharePoint-2013/2016-Beständen, plus strukturiertem Adoptions-Programm für die Teams. Vorlage-fähig für Lenkungskreis, mit messbaren KPIs für Personalentwicklung und Compliance-Anforderungen.
Für IT-Leitung · RAG-Architektur mit EU-LLMs
RAG-Architektur auf EU-Hosting: Mistral (Mistral Cloud, EU-Region) oder Aleph Alpha als LLM, Vector-DB-Setup mit pgvector, Azure AI Search oder Qdrant. Embedding-Strategie mit multilingualen Modellen, Chunking-Konzept, Re-Ranking-Pipeline, Source-Filtering und Permission-Trimming auf SharePoint-ACLs. DSGVO-konforme Audit-Logs, Prompt-Templates, Halluzinations-Schutz. Alternative oder Ergänzung zu M365 Copilot — je nach Compliance-Anforderung.
Warum jetzt
In den nächsten Jahren verlässt die Baby-Boomer-Generation die Unternehmen. Gleichzeitig wechseln Dienstleister häufiger, werden Eigenentwicklungen abgelöst und Microsoft 365 Copilot wird ausgerollt — alles Auslöser, die zeigen, ob Ihr Wissen strukturiert vorliegt oder nur in Köpfen lebt.
Wissensträger gehen in Rente. Mit ihnen verschwinden 20–30 Jahre Erfahrung, oft ohne dass Strukturen oder Dokumentation überhaupt entstanden sind. Wer jetzt nicht beginnt, hat in drei Jahren keine Chance mehr, das Wissen einzufangen.
Wer einen ERP-, CRM- oder Custom-Software-Dienstleister wechselt, merkt: Das Wissen lag bei externen Köpfen, nicht im Unternehmen. Knowledge Recovery vor dem Wechsel kostet einen Bruchteil dessen, was ein Neuaufbau ohne Dokumentation kostet.
Microsoft 365 Copilot ist nur so gut wie die Wissensquellen, auf die er zugreift. Unstrukturierte Ablagen, falsche Berechtigungen und veraltete Dokumente führen zu schlechten Antworten — und zum Rollout-Stopp. Wissensmanagement ist die Voraussetzung für AI-Adoption.
Vier Leistungs-Bausteine
Die vier Bausteine sind eigenständig — und bauen logisch aufeinander auf. Sie können bei SharePoint starten, mit Copilot weitergehen, mit einem RAG-Assistenten ergänzen oder akut mit Knowledge Recovery einsteigen.
Eine durchdachte SharePoint-Lösung mit 5–10 Wissensbereichen, klarer Information Architecture, Such-Strategie und Berechtigungs-Konzept — die Grundlage für jedes spätere Copilot- oder AI-Vorhaben. Inklusive Schulung der Verantwortlichen.
Setup von Copilot Connectors für externe Quellen, Sensitivity Labels über Microsoft Purview und Quality-Tuning durch Test-Prompts und Antwort-Bewertung. Verbindung mit unserem Microsoft 365 Copilot Adoption-Programm.
Plattform-unabhängige Document-Chat-Lösung mit EU-gehosteten LLMs (Mistral, Aleph Alpha), Vector-DB-Setup, Embedding-Strategie und Qualitäts-Metriken. Für alle Fälle, in denen Copilot an Lizenz-, Hosting- oder Quellen-Grenzen stößt.
Interviews mit Wissensträgern, Reverse Engineering bestehender Systeme und Process Mining aus Log-Daten — das Ergebnis ist eine strukturierte, übergabe-fähige Wissensdokumentation. Trigger-Service bei Mitarbeiter-Abgang, Dienstleister-Wechsel oder System-Ablöse.
Baustein 01 — Vertiefung
SharePoint ist seit fast zwei Jahrzehnten Microsofts Wissens-Plattform — und in 80 % der Mittelstands-Tenants ein Friedhof aus Team-Sites ohne Konzept. Wir bauen SharePoint seit 2007 und wissen, woran es scheitert: an der Architektur, nicht an der Technik.
Eine flache Information Architecture mit 5–10 klar abgegrenzten Wissensbereichen. Pro Bereich definieren wir Verantwortliche, Lebenszyklus-Regeln (Was bleibt? Was wird archiviert? Was wird gelöscht?), Metadaten und eine Such-Strategie. Das Berechtigungs-Konzept wird auf Bereichs-Ebene gesetzt — nicht auf Dokumenten-Ebene, weil das in der Praxis nicht pflegbar ist.
SharePoint als Technologie funktioniert. Was schiefgeht: Jede Abteilung baut eigene Team-Sites, niemand fühlt sich für Wissensbereiche zuständig, Berechtigungen sind ein Wildwuchs und die Suche liefert Müll. Wir setzen das in 6–10 Wochen neu auf — strukturiert, dokumentiert, Copilot-fähig.
Microsoft 365 Copilot greift auf SharePoint, Teams, OneDrive und Exchange zu — und respektiert deren Berechtigungen. Wenn Berechtigungen kaputt sind, sieht Copilot, was er nicht sehen sollte. Oder Copilot findet Inhalte nicht, die er finden sollte. Eine saubere SharePoint-Plattform ist die Voraussetzung für jeden seriösen Copilot-Rollout.
Praxis-Beobachtung: In neun von zehn Tenants, die wir uns vor einem Copilot-Rollout ansehen, gibt es mindestens einen Wissensbereich, dessen Berechtigungen so falsch gesetzt sind, dass Copilot Geschäftsführungs- oder HR-Inhalte gegenüber normalen Mitarbeitern offenlegen würde. Die Reparatur vor dem Rollout ist zwingend.
Baustein 02 — Vertiefung
Copilot „out of the box“ sieht Microsoft 365. Das reicht für E-Mail-Zusammenfassungen und Teams-Notizen — nicht für echte Wissens-Antworten aus Ihrem Unternehmen. Wir integrieren externe Quellen und tunen Antwort-Qualität, bis Copilot tragfähig wird.
Microsoft hat in den letzten 18 Monaten eine Connector-Architektur aufgebaut, die externe Wissensquellen in die Copilot-Antwort einbindet — Confluence, Fileshares, SQL-Datenbanken, Branchen-Datenbanken, ServiceNow, Salesforce. Das Setup ist nicht trivial: Authentifizierung, Indexierung, Berechtigungs-Mapping und Quality-Check sind eigenständige Arbeitspakete.
Vertrauliche Bereiche (HR, M&A, Geschäftsführung, Mandanten-Daten) müssen explizit aus Copilot ausgeschlossen werden. Microsoft Purview Sensitivity Labels erlauben das auf Dokument-Ebene — vorausgesetzt, sie sind korrekt vergeben. Wir richten Label-Strategie und automatische Klassifizierung gemeinsam ein.
Nach dem Setup folgt das, was im Microsoft-Marketing fehlt: das Quality-Tuning. Test-Prompts gegen reale Wissens-Fragen, Antwort-Bewertung durch Fachverantwortliche, Anpassung von Indexierungs-Frequenz und Connector-Konfiguration. Erst danach hat Copilot eine Chance, im Alltag angenommen zu werden.
Wenn Sie Copilot nicht nur als Wissens-Werkzeug, sondern strategisch für AI-Adoption einsetzen wollen, lesen Sie unsere Seite AI & Microsoft 365 Copilot Adoption — dort beschreiben wir das vollständige Adoption-Programm mit Persona-Training, Use-Case-Identifikation und ROI-Messung.
Baustein 03 — Vertiefung
Wenn Microsoft Copilot nicht passt — weil Quellen außerhalb von M365 liegen, weil EU-Hosting zwingend ist oder weil die Nutzer-Lizenzierung wirtschaftlich nicht funktioniert — bauen wir einen eigenen RAG-Wissens-Assistenten. Document-Chat mit Ihren Inhalten, auf europäischer Infrastruktur.
Retrieval-Augmented Generation (RAG) ist die etablierte Architektur für AI-Wissens-Assistenten: Ihre Dokumente werden in einer Vector-Datenbank indexiert, ein Embedding-Modell erzeugt semantische Repräsentationen, und ein Large Language Model formuliert die Antwort auf Basis der gefundenen Belege. Im Unterschied zu „nackten“ LLMs antwortet ein RAG-System auf Ihren Daten — mit Quellenangabe und ohne Halluzination ins Blaue.
Wir setzen auf Mistral und Aleph Alpha als europäische LLM-Anbieter mit EU-Hosting und klaren DSGVO-Zusagen. Beide Anbieter haben in den letzten 24 Monaten die Qualitäts-Lücke zu OpenAI weitgehend geschlossen — für deutschsprachige Wissens-Antworten sind sie auf Augenhöhe.
Wir verwenden je nach Anforderung Qdrant, Weaviate oder pgvector (PostgreSQL-Extension). Embedding-Strategie, Chunking, Re-Ranking und Index-Partitionierung pro Berechtigungs-Kreis sind Teil des Pilot-Pakets.
Ein RAG-Assistent kann Quellen einbinden, die Microsoft Copilot nicht erreicht: Fileshares, Confluence, ältere SQL-Datenbanken, gescannte PDFs (mit OCR), Branchen-Datenbanken. Das macht ihn zur Wahl, wenn Ihr Wissen heterogen verteilt liegt.
Jeder RAG-Pilot bei uns liefert von Anfang an Metriken: Recall (Welche relevanten Dokumente werden gefunden?), Precision (Wie viele der gefundenen Dokumente sind tatsächlich relevant?) und Hallucination-Rate (Wie oft formuliert das LLM Antworten ohne Beleg?). Ohne diese Metriken bleibt ein RAG-Assistent ein Gefühl — wir machen ihn messbar.
Baustein 04 — Vertiefung
Manchmal ist die Frage nicht „Wie strukturieren wir unser Wissen?“, sondern „Wie retten wir Wissen, das gerade verloren geht?“. Der Knowledge-Recovery-Sprint ist der akute Trigger-Service vor Abgang von Mitarbeitenden, Dienstleister-Wechsel oder System-Ablöse.
Strukturierte 60–90-Minuten-Interviews mit Personen, die kritisches Wissen tragen. Wir arbeiten mit einem Interview-Leitfaden, der nicht nur „Was tust du?“ abfragt, sondern auch „Warum tust du es so?“, „Was geht schief, wenn jemand es anders macht?“ und „Welche Sonderfälle kennst nur du?“. Die Antworten werden strukturiert dokumentiert.
Wo Eigenentwicklungen oder ältere Standard-Systeme ohne Dokumentation laufen, machen wir Reverse Engineering: Datenbank-Schema-Analyse, Custom-Code-Review, Workflow-Rekonstruktion. Ergebnis ist eine technische Dokumentation, die für Ablöse, Weiterentwicklung oder Migration tragfähig ist.
Wenn die tatsächlichen Prozesse von der dokumentierten Soll-Beschreibung abweichen — was sie fast immer tun — hilft Process Mining: Aus Log-Daten in ERP, CRM oder Workflow-Engines rekonstruieren wir, wie der Prozess wirklich läuft. Das ist die Grundlage für die Wissensdokumentation, die im Alltag stimmt.
Das Ergebnis ist nicht ein Word-Dokument im Schrank, sondern eine strukturierte Wissensbasis — typisch im SharePoint-Wissensbereich, optional als RAG-Quelle indexiert. Mit Verantwortlichen, Aktualisierungs-Rhythmus und Such-Strategie.
Wann wird Wissens-Management zum Bau-Auftrag? Wenn aus der Recovery klar wird, dass das alte System nicht mehr tragfähig ist, übergeben wir an unser Engineering-Team — Custom-Software-Entwicklung mit klarer Architektur, dokumentiertem Code und Übergabe-Plan ab dem ersten Sprint.
Querverweise
Wissensmanagement ist selten ein isolierter Service. Hier sind die wichtigsten Brücken zu unseren weiteren Angeboten.
RAG-Strategie, Microsoft Copilot Adoption, Persona-Training und Use-Case-Identifikation. Die strategische Klammer um Wissens-Integration mit Copilot.
Zur AI-Landing-Page →
Trigger-ServiceAkuter Trigger-Service für Mitarbeiter-Abgang, Dienstleister-Wechsel oder System-Ablöse. Tiefere Methodik, schnellere Lieferzeit, dedizierte Sprint-Pakete.
Zur Recovery-Seite →
Folge-AuftragWenn Wissens-Management zum Bau-Auftrag wird — Custom-Software-Entwicklung mit Architektur-Klarheit, dokumentiertem Code und Übergabe-Plan ab Sprint 1.
Zum Engineering →
Häufige Fragen
Microsoft 365 Copilot ist die richtige Wahl, wenn Ihre Wissensquellen bereits in Microsoft 365 leben (SharePoint, Teams, OneDrive, Exchange) und die Audience-Group-Lizenzen kalkulierbar sind. Ein eigener RAG-Wissens-Assistent lohnt sich, wenn Sie plattform-unabhängig sein wollen, EU-Hosting zwingend ist, hybride Quellen einbinden müssen (Fileshares, Confluence, Branchen-Datenbanken, gescannte PDFs) oder die Lizenz-Kosten von Copilot bei großem Nutzer-Kreis ungünstig werden. Wir empfehlen Copilot als ersten Schritt — und ergänzen mit RAG dort, wo Copilot an Grenzen stößt.
Ja — das ist der Kern unseres Knowledge-Recovery-Sprints. Wir kombinieren strukturierte Interviews mit Wissensträgern, Reverse Engineering bestehender Systeme (Datenbank-Schemata, Custom-Code, Workflows) und Process Mining aus Log-Daten. Das Ergebnis ist eine übergabe-fähige Wissensdokumentation — geeignet für Mitarbeiter-Wechsel, Dienstleister-Übergänge oder die Ablöse alter Eigenentwicklungen. Wenn aus der Recovery ein Neubau-Auftrag entsteht, übergeben wir an unser Engineering-Team.
Wir bauen SharePoint seit 2007 und haben gelernt: Eine flache Information Architecture mit 5–10 klar abgegrenzten Wissensbereichen schlägt jede tiefe Hierarchie. Pro Bereich definieren wir Verantwortliche, Lebenszyklus-Regeln, Metadaten und Such-Strategie. Berechtigungen werden auf Bereichs-Ebene gesetzt — nicht auf Dokumenten-Ebene. So bleibt SharePoint pflegbar, durchsuchbar und Copilot-fähig. Das Berechtigungs-Konzept ist Voraussetzung für den späteren Copilot-Rollout, weil Copilot die SharePoint-Permissions respektiert.
Berechtigungen sind das schwierigste Thema im Wissensmanagement — und der häufigste Grund, warum Copilot-Rollouts scheitern. Wir arbeiten mit Sensitivity Labels (Microsoft Purview) und einem klaren Bereichs-Berechtigungs-Konzept: Wer in einem SharePoint-Wissensbereich liest, sieht im Copilot auch dessen Inhalte — wer nicht, sieht nichts. Für vertrauliche Bereiche (HR, Geschäftsführung, M&A) richten wir separate, abgeschottete Wissensbereiche ein, die explizit aus Copilot ausgeschlossen werden. Beim RAG-Wissens-Assistenten gilt dasselbe Prinzip: Index-Partitionierung pro Berechtigungs-Kreis, kein Cross-Tenant-Leakage.
Zum Mitnehmen · zwei Materialien
Zwei Tiefen für unterschiedliche Lese-Bedürfnisse. Das Factsheet ist Quick-Reference (3-5 Min) und sofort herunterladbar. Das Whitepaper ist Markt-Edukation mit Methodik und Vergleichs-Daten (15-30 Min) — Sie bekommen es per Mail nach kurzer Anfrage.
3-5 Min Lesezeit · Direkter Download · ohne Formular
Kompakte Übersicht: Leistungsumfang, Kennzahlen, Pricing-Modell, Ablauf — ideal zum Weiterleiten an CFO, Einkauf oder Fachbereich.
15-30 Min Lesezeit · per E-Mail nach Anfrage
Methodik, Vergleichs-Daten, Empfehlungs-Rahmen — Material zur internen Argumentation gegenüber Stakeholdern.
Wissens-Strategie-Gespräch
30 Minuten Erstgespräch — wir klären, ob SharePoint-Aufbau, Copilot-Integration, ein RAG-Pilot oder ein akuter Knowledge-Recovery-Sprint für Sie der richtige Einstieg ist. Sie bekommen eine konkrete Empfehlung, in der Regel zeitnah.
