arades Association Suite · logiciel pour associations

Un logiciel pour les associations et les chambres.

Les appels de cotisation, l’activité de formation, les crédits de formation continue et la certification reposent sur un socle de données commun au lieu de quatre systèmes séparés — le secrétariat saisit chaque personne une fois, et vos membres consultent eux-mêmes leurs factures et leurs inscriptions dans le portail. Une suite construite sur Microsoft, pour les associations comptant plusieurs entités juridiques, par exemple une association et son académie.

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1 000 à 50 000 membres taille cible Association et académie plusieurs entités juridiques Crédits de formation continue et attestations de participation Business Central intégré, pas exporté

Microsoft Dataverse Power Platform Dynamics 365 Business Central Power BI Copilot Azure Portail des membres dédié

Équipe travaillant sur des ordinateurs portables — données des membres, inscriptions et comptabilité dans des systèmes séparés

4 systèmes

une personne, saisie quatre fois

Le problème

Une personne, quatre systèmes — et aucun ne connaît les autres.

Les données des membres dans une application, les inscriptions aux formations dans la suivante, la comptabilité ailleurs, les certificats dans un tableur. La même personne est saisie plusieurs fois, les historiques se perdent et chaque analyse commence par un rapprochement manuel.

arades Association Suite réunit ces domaines sur un socle de données unique : une personne, une organisation, un historique — de la demande d'adhésion à la facture et au prélèvement, en passant par la formation et l'attestation de formation continue. Ce qui se passe au secrétariat, vos membres le voient dans le portail ; ce qui est facturé est créé dans Microsoft Dynamics 365 Business Central, d'où le montant ouvert et la facture reviennent vers la solution.

La différence

Ce que les logiciels standard ignorent des associations.

Un CRM généraliste connaît les clients et les dossiers. Il ignore les cinq particularités dont tout dépend au quotidien dans une association.

1Les niveaux d’adhésionIls sont gérés comme des périodes au lieu d’être écrasés — l’historique reste lisible sur tout le parcours.
2Les appels de cotisationIls s’exécutent avec une date de référence d’entrée et, au choix, un calcul au prorata, vérifiables année après année.
3Les comités et groupes de travailIls portent des fonctions et des mandats qui commencent et se terminent — et non un champ que quelqu’un écrase.
4Les crédits de formationIls relèvent d’une procédure de certification et y sont contrôlés automatiquement au regard des exigences.
5Plusieurs entités juridiquesElles tiennent une comptabilité séparée tout en partageant le même fichier de personnes — association et académie sur un même dossier.

1 000–50 000

membres

Est-ce fait pour nous ?

Pour qui la solution est faite — et pour qui elle ne l'est pas.

Faite pour :

les sociétés médicales et scientifiques proposant formation continue et perfectionnement
les associations professionnelles et patronales qui gèrent adhésions, cotisations, comités et groupes de travail
les chambres et associations disposant de leur propre académie ou société de services
les organisations qui conduisent des procédures de certification pour des centres ou des personnes

Taille typique : 1 000 à 50 000 membres, 5 à 50 collaborateurs au secrétariat.

Pas faite pour : les petites associations gérées par des bénévoles. La solution est trop vaste pour cela — et nous préférons le dire avant plutôt qu'après la mise en place.

Sur le prix : la composition du prix est détaillée plus bas. D’emblée : aucune participation au chiffre d’affaires de vos formations et aucune facturation à la minute.

Les domaines

Sept domaines, un socle de données — et le quotidien autour.

01 · Membres

Gestion des membres

Des adhésions à l’historique continu — les changements de niveau comptent comme des périodes distinctes.

Appels de cotisation annuels avec date de référence d’entrée et, au choix, calcul au prorata
Comités et groupes de travail avec fonctions et mandats
Relations entre personnes et organisations, avec début et fin
Frise chronologique couvrant tout le parcours, caractéristiques et consentements
Départ et décès : blocage des envois, fin des mandats et marquage des postes ouverts s’appliquent automatiquement

02 · Formations

Gestion des formations

Offres de formation, sessions et capacités, ainsi que les intervenants avec leurs qualifications.

Inscription en ligne via votre site web — possible sans compte
Connecté au portail, le tarif membre s’applique automatiquement
Liste d’attente avec proposition de place et délai de confirmation
Annulation avec avoir, les doubles inscriptions sont détectées
Documents de formation à partir de la date de mise à disposition, confirmation par e-mail
Crédits de formation par cours, attestation de participation en PDF

03 · Certification

Certification

Des programmes de certification avec domaines, niveaux et exigences — librement configurables.

Peuvent être certifiés : des centres, des établissements et des personnes
Les exigences applicables aux personnes reconnues — adhésion, groupe de travail, crédits de formation — sont vérifiées automatiquement
Procédures de la demande à la décision
Vivier d’auditeurs avec contrôle des conflits d’intérêts
Délais et recertification
Transfert des frais à la comptabilité

04 · Communication

Lettres d’information et envois en série

L’audience est un segment du référentiel des membres, pas une liste que quelqu’un met à jour.

Des parcours déclenchés par une action, par exemple une inscription
Les canaux sont l’e-mail, le SMS et la notification push
Un centre de gestion des consentements administre les préférences des destinataires

05 · Événements

Du congrès annuel à la réunion d’instance

Congrès annuel, série de formations ou réunion d’instance avec sessions, parcours de sessions et intervenants.

Passes d’accès à certaines sessions
Bâtiments, salles et configurations de salles, logistique hôtelière, sponsors
Webinaires Microsoft Teams
Formulaires d’inscription à intégrer à votre propre site
Historique de participation sur le contact — à côté de l’adhésion et des crédits de formation

06 · Portail

Portail des membres

Une application web dédiée à vos membres, à votre image, en allemand et en anglais.

Utilisable sur smartphone et installable en tant qu’app
Vue d’ensemble de l’adhésion, des factures ouvertes et de la prochaine formation
Réserver des formations et consulter ses réservations
Télécharger factures et avoirs en PDF avec leur statut de paiement
Chaque membre ne voit que ses propres données — vérification côté serveur à chaque accès

07 · Comptabilité

Comptabilité avec Business Central

Les factures et les avoirs sont créés automatiquement à partir de l’appel de cotisation, de la réservation et de l’annulation — dans la société comptable de l’entité concernée.

Les mandats de prélèvement SEPA sont transmis depuis la gestion des membres
L’encaissement s’exécute de manière planifiée dans Business Central
Le montant ouvert et le PDF de la facture reviennent dans le dossier du membre et dans le portail
En cas de décès, la facturation est suspendue au lieu d’être poursuivie telle quelle

En plus

Le quotidien autour

Rôles et autorisations par entité juridique : chaque collaborateur ne voit que les données dont sa mission a besoin.

Quatre tableaux de bord : évolution des effectifs, formations, certifications et — avec le module newsletter — l’aperçu des envois
Une aide contextuelle sur chaque formulaire et chaque liste, en allemand et en anglais
260 pages d’aide directement dans l’application, plutôt qu’un manuel dans la pièce d’à côté
Tâches et rappels directement sur l’enregistrement — la notification correspondante est en préparation

La communication et les événements supposent Dynamics 365 Customer Insights – Journeys ; pour de simples envois groupés, un module newsletter allégé de la suite est en préparation. La variante qui vous convient est définie lors du recueil des besoins.

La chaîne complète

De la demande d'adhésion au prélèvement — sans reprise manuelle.

Des briques isolées de cette chaîne existent dans beaucoup de solutions. Ce qui fait gagner du temps, c'est la chaîne : chaque étape reprend les données de la précédente, personne ne saisit deux fois.

1Demande d'adhésion en ligneLes personnes intéressées déposent leur demande sur votre site web — à titre personnel ou pour une organisation. Le secrétariat l'examine et décide.
2AdmissionL'admission crée l'adhésion avec son niveau et sa date de début ; la personne reçoit son numéro de membre et une invitation au portail.
3Appel de cotisationL'appel annuel tient compte de la date de référence d'entrée et calcule au prorata si vous le souhaitez — pour tous les membres d'une entité en un seul traitement.
4Facture dans Business CentralL'appel génère les factures dans la société comptable de l'entité compétente. Lorsqu'une personne est facturée pour la première fois par une autre entité, la solution l'y crée automatiquement comme client.
5Prélèvement SEPALe mandat provient de la gestion des membres ; l'encaissement s'exécute de manière planifiée dans Business Central.
6Statut dans le portailDans le portail, le membre voit le même état que le secrétariat — sans que personne ait à signaler un encaissement.

Demande d'adhésion en ligne d'un logiciel pour associations : demande à titre personnel ou pour une organisation, type d'adhésion et données de base

La demande d'adhésion en ligne — à titre personnel ou pour une organisation. Données d'exemple issues de l'environnement de démonstration.

Ce qui se passe en arrière-plan. Les comptes clients sont créés dans Business Central avec adresse de facturation, conditions de paiement et méthode de relance — ce qui y est renseigné n’est jamais écrasé par la suite. La confirmation de réservation indique le montant TTC issu du document Business Central ; la suite ne calcule pas la taxe elle-même. L’extension Business Central est intégralement libellée en allemand. Les numéros d’adhérent suivent un format librement paramétrable avec indice annuel, et les demandes pour une organisation signalent les doublons possibles avant que quelqu’un ne les manque.

Déroulé

De l’inscription en ligne à l’attestation de participation.

La gestion des formations est un module à part — mais elle lit le même référentiel de personnes et transmet la facture à la même comptabilité.

Autour de l’inscription. L’attestation de participation suit un modèle propre à chaque organisateur et à chaque formation, et n’est délivrée qu’après validation si vous le souhaitez. Pour chaque formation, vous définissez la destination de déclaration — ordre des médecins, aucune déclaration ou un autre organisme ; la suite rappelle l’échéance. La transmission à l’EIV est en préparation. Les réductions sont contrôlées contre le justificatif enregistré. Si une inscription est refusée, la place se libère ; si l’organisateur annule une formation, personne n’est repris de la liste d’attente par inadvertance.

Déroulé

De la demande à la recertification.

Adhésion, groupe de travail et crédits de formation sont vérifiés automatiquement — ils résident dans le même socle de données que la procédure.

Et dans la procédure. Les passages à un niveau supérieur ainsi que le changement de gestionnaire ou de direction constituent des procédures à part entière, avec leur propre état — et non une modification silencieuse du dossier en cours.

Aperçus

Ce que voient vos membres.

Le portail des membres est une application web à part entière, pas un formulaire reconstitué. Toutes les illustrations montrent des données d'exemple issues de l'environnement de démonstration.

Portail des membres d'un logiciel pour associations : vue d'ensemble avec adhésion, facture ouverte et prochaine formation

La page d'accueil du portail : adhésion, facture ouverte et prochaine formation d'un coup d'œil.

Portail des membres sur smartphone avec navigation basse vers accueil, formations, réservations, factures, certificats et profil

Le même portail sur smartphone — installable comme application, avec sa propre navigation en bas de l'écran.

Inscription publique à une formation avec places disponibles, liste d'attente et crédits de formation par cours

La page publique des formations : places disponibles, liste d'attente et crédits de formation par cours. L'inscription est possible sans compte ; les frais de formation affichés sont des données d'exemple de l'organisateur.

Factures et avoirs dans le portail des membres avec statut de paiement et PDF de facture issu de Business Central

Factures et avoirs avec statut de paiement et PDF — les montants reviennent de Business Central, et non d'une seconde facture. Le niveau de relance provient du processus de relance de Business Central.

Dans « Mes données » : chaque adresse fait l’objet d’une demande de modification distincte, plusieurs adresses e-mail, préférences de newsletter.

Espace de certification dans le portail des membres : certificat de l’établissement, personnes reconnues, procédure en cours et audit attribué

L’espace de certification pour les établissements certifiés et les auditeurs : certificats, état des exigences, procédure en cours.

Ce que les membres font eux-mêmes. Dans « Mes données », chaque membre soumet les modifications de chaque adresse séparément, sous forme de demande ; à côté de l’adresse e-mail principale, d’autres adresses peuvent être enregistrées. Une place proposée depuis la liste d’attente peut être refusée dans le portail. Chaque prix indique pourquoi il s’applique — tarif membre, tarif réduit ou tarif collaborateur. Les avoirs sont signalés comme compensés ou pas encore compensés. Pour les établissements certifiés et les auditeurs, un espace dédié réunit les certificats, l’état des exigences et le dépôt de documents et de rapports d’audit. Si un lien d’invitation ne mène nulle part, le portail en explique la raison — au lieu d’afficher une page vide.

Prochaine étape

Parcourir vos propres processus avec des données d’exemple ?

Nous montrons vos processus essentiels avec des données d’exemple — de l’appel de cotisation à la facture.

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L’architecture

Chaque module sur la brique Microsoft faite pour lui.

Ce qui les relie : un socle de données commun et l’authentification avec votre compte Microsoft existant.

Module	Repose sur
Gestion des membres C’est là que naissent les numérotations et le fichier des personnes ; les autres modules y accèdent au lieu d’en tenir des copies.	Microsoft Dataverse
Gestion des formations Aucun rapprochement entre inscription à une formation et dossier d’adhésion, puisqu’il n’existe pas de seconde base.	Module propre sur Dataverse
Certification Lit directement l’adhésion et les crédits de formation au lieu de se les faire déclarer.	Module propre sur Dataverse
Portail des membres Non pas une application pilotée par modèle, mais une application web autonome dans votre environnement Azure — les membres n’ont pas besoin d’accéder à l’administration.	Microsoft Azure
Gestion financière Un ERP complet plutôt qu’une comptabilité reconstruite ; les appels de cotisation et les frais y sont transmis.	Dynamics 365 Business Central
Événements et communication Sur le même Dataverse ; les audiences sont des segments du référentiel des membres, pas une liste de diffusion distincte.	Customer Insights – Journeys
Analyses Lit directement le socle de données et peut reprendre les droits de la personne qui ouvre le rapport.	Microsoft Power BI
Assistance IA En option, au-dessus des modules. Les licences s’acquièrent séparément et ne font pas partie de la suite.	Microsoft Copilot

Ce que cela signifie pour la mise en place. Les modules n’entrent pas tous en service le même jour. La gestion des membres ouvre la marche, les autres suivent dans l’ordre qui convient à vos processus.

Les briques

Des produits standard de Microsoft, non des équivalents reconstruits.

Celles dont vous avez besoin dépendent des domaines que vous retenez. Le rôle de chacune est détaillé sur sa propre page.

Microsoft Power Platform → Microsoft Azure → Dynamics 365 Business Central → Dynamics 365 Customer Insights – Journeys → Microsoft Power BI → Microsoft Copilot →

Power BI

analyses sur tous les modules

Analyses

Des chiffres pour le conseil d’administration — issus d’un seul socle, pas de trois tableaux.

L’évolution des adhésions, le taux de remplissage des formations et les cotisations en attente résident dans la même base. Microsoft Power BI les lit directement, sans fusion préalable de tableaux.

Dataverse dispose de ses propres vues et graphiques ; pour les questions du quotidien, ils suffisent. Power BI va plus loin : un rapport qui met côte à côte adhésions, inscriptions aux formations et crédits de formation, et y ajoute les chiffres de Business Central — qui dispose de son propre connecteur Power BI. Inversement, Business Central fournit des pages intégrant déjà un composant de rapport Power BI.

Pour une association, l’essentiel est de savoir qui peut voir quoi. Un rapport qui lit directement Dataverse peut s’exécuter dans le contexte de sécurité de la personne qui l’ouvre : la personne responsable d’une entité en voit les chiffres, le secrétariat les voit tous. Les droits proviennent alors de la même gestion de rôles que dans la gestion des membres et ne sont pas entretenus une seconde fois dans l’outil de reporting. Cette voie coûte du temps de réponse ; là où la rapidité importe plus que l’actualité à la minute, le rapport s’appuie sur une copie actualisée régulièrement — et les droits y sont alors reproduits.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas : Power BI est licencié séparément et ne fait pas partie de la suite. Nous ne livrons pas de collection de rapports prête à l’emploi. Nous mettons en place la connexion et construisons les rapports dont vous avez besoin — ou votre propre équipe s’en charge, car l’outil est standard et vous appartient.

Copilot

sur votre propre socle de données

Assistance IA

Copilot comme brique de la suite — sur les mêmes données que les modules.

L’IA fait désormais partie de l’environnement de travail, et la première question n’est pas de savoir si Copilot répond, mais à partir de quoi. Comme tous les modules de la suite reposent sur le même Dataverse, la réponse est le référentiel des membres lui-même — déclaré sous les droits que vous entretenez de toute façon pour lui.

Dataverse peut être déclaré directement comme source de connaissance d’un agent Copilot — jusqu’à quinze tables par source, en lecture seule par conception. Il n’en résulte aucun second modèle de droits : Microsoft l’écrit ainsi, les paramètres de sécurité de Dataverse régissent les données et aucune réponse n’est fournie à une personne qui n’a pas déjà accès aux données sous-jacentes ; pour les contenus non structurés, la vérification a lieu au moment de la question. Comme les adhésions, les formations, les certifications et les événements résident dans le même socle, une seule déclaration couvre les quatre domaines.

C’est l’avantage concret du fait que les modules s’exécutent dans votre propre tenant Microsoft : rien n’a besoin d’être versé dans un second index et aucune structure de droits n’a besoin d’être reconstruite avant que Copilot puisse répondre. Le travail préalable qui précède habituellement la première question est déjà fait avec la gestion des membres.

Ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas : les licences Copilot ne font pas partie de la suite ; elles s’acquièrent séparément, par utilisateur ou par capacité. Certaines des fonctions citées sont encore signalées comme préversions par Microsoft. Et les réponses restent des propositions : Microsoft exige expressément une relecture humaine pour les fonctions citées ici. Ce qui est réellement disponible dans votre environnement, nous le déterminons lors du recueil des besoins.

En savoir plus sur l’IA et Copilot Agents Copilot Studio

Des questions au référentiel des membres

Un agent Copilot ayant Dataverse pour source de connaissance répond aux questions sur les adhésions, les formations et les certifications — y compris celles qui doivent filtrer plutôt que consulter un seul enregistrement. Les colonnes de texte multiligne et les colonnes de fichier de l’enregistrement peuvent être incluses ; Microsoft signale cette extension comme préversion. La recherche Dataverse doit être activée et l’agent doit authentifier ses utilisateurs auprès de Microsoft Entra ; l’index de recherche consomme de la capacité Dataverse.

Copilot dans l’application de gestion

Dans la gestion des membres elle-même, Copilot répond aux questions sur les données de l’application et résume un enregistrement. Là encore, c’est expressément en lecture seule — créer et modifier n’en font pas partie. Répondre aux questions suppose une licence Power Apps premium et une licence Microsoft 365 Copilot par utilisateur ; le résumé d’enregistrement est une fonction distincte et requiert la licence Power Apps premium. Les deux doivent être activées par un administrateur.

Copilot dans Business Central

Côté finances : conversation pour retrouver les données de l’entreprise et demander comment procéder, plus résumés, remplissage automatique et rapprochement bancaire — Copilot propose des correspondances entre les lignes de relevé et les écritures, ainsi qu’un compte d’imputation pour les lignes non rapprochées. Pour une association qui prélève des cotisations, c’est là que le bénéfice se voit en premier. Disponible uniquement dans Business Central online.

Copilot dans Power BI

Dans les analyses, Copilot résume les rapports et aide à les construire. Le coût compte ici : il faut une capacité Fabric payante à partir de F2 ou Power BI Premium à partir de P1 — une licence Pro seule ne suffit pas, et les capacités d’essai ne sont pas prises en charge.

Et la protection des données ? Les données ne quittent pas votre environnement Microsoft ; Copilot y accède sous les mêmes droits que ceux que vous gérez déjà. Ce qu’arades traite à cette occasion relève du contrat de sous-traitance ; le détail figure dans la FAQ plus bas.

Formation continue avec un public — association, académie et autres entités facturent séparément et gèrent ensemble

Plusieurs sociétés

un seul référentiel

Plusieurs entités juridiques

Association, académie, société de services — comptabilités séparées, gestion commune.

Beaucoup d’associations gèrent, à côté de l’association elle-même, une société de services ou une académie, certaines plusieurs. Sur le plan comptable, ce sont des mondes séparés ; sur le plan des personnes, c’en est un seul : la même personne est membre de l’association et participante à une formation de l’académie.

La suite sépare ce qui doit l’être et relie ce qui va ensemble : une société comptable propre à chaque entité dans Business Central, des rôles et des droits propres à chaque entité dans l’application — et en dessous un référentiel commun de personnes et d’adresses. Rien n’est figé à deux entités ; deux est simplement le cas le plus fréquent. Une personne ou une organisation peut être rattachée à une seule société comptable ou à plusieurs, selon l’endroit où elle intervient réellement.

Le bénéfice apparaît là où il faudrait sinon ressaisir : lorsqu’une personne est facturée pour la première fois par une autre entité, la solution l’y crée automatiquement comme client. Un changement d’adresse se saisit une fois et vaut partout. Et une analyse sur l’ensemble des entités ne demande aucun rapprochement, puisqu’il n’existe qu’un seul référentiel de personnes. Combien d’entités sont pertinentes dans votre cas dépend de votre licence Business Central — nous le déterminons lors du recueil des besoins.

Qualité vérifiée

Chaque processus clé est couvert par des tests automatisés.

De la demande d'adhésion au prélèvement : les processus sur lesquels s'appuie votre secrétariat sont vérifiés automatiquement — et pas seulement parcourus une fois à la main.

domaines dans une seule solution — une personne, un historique, aucune double saisie

scripts de vérification de bout en bout pour les processus clés, de la demande à la facturation

260

pages d'aide directement dans l'application, pour chaque formulaire et chaque liste, en allemand et en anglais

essais de reprise des données, avec rapprochement — avant la bascule à la date retenue

S'y ajoutent un manuel utilisateur et un manuel d'administration en allemand. Sous le capot : 371 méthodes de test automatisées dans le code source et 63 tables spécifiques dans le modèle de données — le savoir-faire métier réside dans le modèle, pas dans des champs de texte libre. Les chiffres des tests, des tables et des pages d’aide sont comptés dans le code source et le catalogue d’aide.

Développement continu

Une plateforme qui grandit avec vos besoins.

La suite n’en reste pas là. Ce qui figure aujourd’hui dans le standard couvre les processus récurrents d’une association ; ce qui va au-delà se construit sur la même plateforme — sans changer de système.

Développement continu

La suite évolue en permanence. Les champs d’extension sont de nouvelles intégrations, davantage de self-service dans le portail des membres, plus d’automatisation, l’assistance IA et des processus métier spécialisés. Ce qui en sera disponible dans votre calendrier, nous vous le disons lors du recueil des besoins — comme perspective, non comme engagement.

Extensions sur mesure grâce à Microsoft Power Platform

Parce que la solution repose sur Microsoft Dataverse et Power Apps, de nouveaux modèles de données, formulaires, workflows et interfaces se construisent dans le même ensemble d’outils. Le low-code, les composants réutilisables et un socle de données commun peuvent accélérer la réalisation et la rendre plus économique. La portée et la charge dépendent du cas, et les licences nécessaires s’y ajoutent.

Chambres

Expérience sectorielle

Expérience auprès des chambres

Procédures de chambre : l’expérience d’un projet Dynamics 365 en service.

arades accompagne depuis plusieurs années les processus métier d’une chambre de commerce allemande à l’étranger, avec une solution sur mesure bâtie sur Microsoft Dynamics 365. Elle y soutient les processus administratifs existants.

Les chambres ont en outre des procédures qui n’existent pas ailleurs dans le monde associatif : carnets ATA, certificats d’origine, confirmations de visa et légalisations, chacune avec calcul des frais et étapes de validation. De telles applications métier ne font pas partie d’Association Suite et ne constituent pas non plus un produit fini de notre part. Selon les exigences fonctionnelles et techniques, elles peuvent être conçues sur mesure et réalisées sur la même plateforme — ce que cela signifie dans votre cas, nous le déterminons lors du recueil des besoins.

Référence anonymisée à la demande du client.

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La plateforme

Ce qui vous reste si vous n’avez plus besoin de nous.

La plateforme que vous avez déjà

Vos collaborateurs se connectent avec leur compte Microsoft existant. Outlook, Teams et Excel travaillent sur les mêmes données. Il n'y a pas de seconde gestion des utilisateurs à entretenir. La gestion des utilisateurs, le format des données et les outils de reporting restent ceux que vous avez déjà — y compris le jour où vous n’utilisez plus la suite.

Vos données dans votre environnement

La solution s'exécute dans votre propre environnement Microsoft. Les données résident dans Microsoft Dataverse, sont accessibles via les interfaces standard et exportables à tout moment. Aucun format de fichier propriétaire qui vous lierait à nous.

Extensible — même sans nous

Vos collaborateurs automatisent les processus avec Power Automate ; les analyses se font avec Power BI sur les mêmes données. Les adaptations peuvent être réalisées par votre propre équipe ou par un autre partenaire Microsoft. En savoir plus sur la Power Platform.

Présentation devant des collègues — du recueil des besoins au démarrage en quatre étapes

4 étapes

de l’entretien au démarrage

Démarche

Quatre étapes du premier entretien à la mise en service.

1Recueil des besoinsNous relevons vos processus, vos données et vos interfaces — logique de cotisation, activité de formation, structure des entités, comptabilité. Lors d'un seul rendez-vous commun, sans condition préalable.
2DémonstrationVous voyez vos processus les plus importants avec des données d'exemple — de la réservation de formation sur votre site web à la facture dans Business Central. Ce qui est en préparation, nous le signalons comme tel.
3Phase de test et paramétrageVous travaillez vous-même avec la solution ; nous recueillons vos demandes complémentaires. Ensuite, paramétrage et reprise des données avec deux essais et rapprochement, bascule à une date de référence.
4Mise en service et accompagnementFormation de vos collaborateurs, accompagnement des premières semaines, puis support de la solution et du portail inclus dans l'abonnement — en particulier autour de l'appel de cotisation en début d'année.

Combien de temps cela prend-il ? En général, d’un à six mois. Votre position dans cette fourchette dépend de trois éléments : le nombre d’entités juridiques, l’état de vos données existantes et le fait que vous souhaitiez ou non basculer au changement d’année. Le calendrier est arrêté de manière ferme et définitive après le recueil des besoins, pas avant.

Modulaire

Modulaire. Flexible. Intégrable. — C’est vous qui décidez des composants dont vous avez besoin.

Vous n’avez pas à tout introduire d’un coup, ni à remplacer ce qui fonctionne aujourd’hui. Trois voies sont courantes.

Introduire d’abord certains domaines

Vous commencez par le domaine le plus urgent — le plus souvent la gestion des membres — et vous ajoutez les autres plus tard. Le socle Power Platform et Dataverse reste le même ; aucun second univers n’apparaît qu’il faudrait fusionner ensuite.

Conserver les systèmes existants et les raccorder

Une comptabilité déjà en place, un système de gestion de l’apprentissage ou un logiciel de formations et d’événements peuvent rester. Si et comment un système peut être raccordé dépend de ses interfaces et de ses conditions de licence. Nous le vérifions avant de nous engager — nous ne promettons pas un raccordement sans effort.

Aller plus loin sur la plateforme Microsoft

Si vous souhaitez de toute façon consolider, il est possible de déplacer progressivement davantage sur la même plateforme : gestion financière, communication, analyses, assistance IA. Chacune de ces briques est optionnelle et se décide séparément.

Ce qui en fait partie dans tous les cas : le socle Microsoft Dataverse et Power Apps, avec les licences qu’il requiert. Tout le reste est une décision que vous prenez — pas une que le produit prend pour vous.

Modèle tarifaire

Prévisible, sans participation à vos recettes.

Nous indiquons ici la composition du prix. Les montants, nous vous les communiquons dans une offre personnalisée — ils dépendent de votre taille, de vos entités juridiques et des domaines souhaités.

Un abonnement par collaborateur qui travaille avec la solution.
Le portail des membres comme poste distinct dans l'abonnement.
Les licences Microsoft selon les besoins — lesquelles dépend des briques choisies et du nombre d’utilisateurs ; nous les précisons dans l’offre.
Mise en place, reprise des données et formation à prix fixe — après examen d’un export d’exemple de vos données et sur la base du périmètre convenu.
Support inclus dans l'abonnement, pour la solution et pour le portail.
Aucune participation au chiffre d'affaires de vos formations et aucune facturation à la minute.

À propos des modèles de licence réduits : les organisations reconnues d’intérêt général peuvent bénéficier des conditions Microsoft Nonprofit, et les établissements d’enseignement reconnus éventuellement des conditions Education. Les deux supposent une éligibilité confirmée au programme. Ni le statut d’intérêt général ni le caractère de chambre, d’association, d’organisme de formation ou de certification ne l’établit automatiquement — et des conditions Education pour Microsoft 365 ne signifient pas que les mêmes conditions s’appliquent à Dynamics 365 ou à Power Apps. Nous vérifions avec vous l’éligibilité, la couverture produit et les conditions ; à défaut, la licence commerciale ordinaire s’applique. Pour en savoir plus : Microsoft pour les organisations à but non lucratif.

Puisque vous êtes là — ces sujets s'y rattachent.

Instituts de formation

Notre gestion des formations sur Dynamics 365 — pour les organismes de formation sans activité d'adhésion.

En savoir plus →

Microsoft pour les organisations à but non lucratif

Quelles organisations peuvent être reconnues d'intérêt général et ce que cela signifie pour les licences Microsoft.

En savoir plus →

Microsoft pour les organismes de formation

L'activité de formation, la gestion des participants et la facturation sur la plateforme Microsoft.

En savoir plus →

Questions fréquentes

Ce que les associations veulent savoir avant la mise en place.

Comment en ressortir si cela ne convient pas ?

Vos données se trouvent dans votre propre environnement Microsoft, dans Dataverse et dans Business Central — pas chez nous et pas dans un format de fichier qui nous serait propre. Les applications peuvent être reprises par votre propre équipe ou par un autre partenaire Microsoft ; nous ne sommes pas indispensables pour cela. Ce que règle l’abonnement dans le détail figure dans l’offre.

Qu’est-ce qui est prêt, qu’est-ce qui est en préparation ?

Prêts et visibles en démonstration : la gestion des membres avec l’appel de cotisation, la gestion des formations avec les crédits de formation et les attestations de participation, la certification, le portail des membres et la liaison avec Business Central. Trois éléments sont en préparation, et précisément ceux-là : la déclaration électronique des points aux ordres des médecins allemands, le module newsletter de la suite et les notifications liées aux tâches sur un enregistrement. Ce qui en sera disponible d’ici votre mise en production, nous nous y engageons avant la décision, pas après.

Qui exploite et met à jour la solution ?

La solution fonctionne dans votre propre environnement Microsoft ; Microsoft exploite la plateforme sous-jacente. Les applications de la suite sont maintenues et mises à jour par nos soins dans le cadre de l’abonnement, y compris les adaptations aux nouvelles versions Microsoft. Qui intervient en cas d’incident, et dans quel délai, est fixé par l’offre.

Qu’en est-il de la protection des données et de la sous-traitance ?

Les données des membres résident dans votre propre tenant Microsoft, pas chez nous. Pour le traitement lié à la mise en place, au support et aux évolutions, nous concluons avec vous un contrat de sous-traitance. Les réglages à retenir dans votre cas — par exemple pour l’accès de Copilot au référentiel des membres — sont définis lors du recueil des besoins.

À quelles organisations arades Association Suite s'adresse-t-elle ?

Aux sociétés médicales et scientifiques, aux associations professionnelles et patronales, aux chambres ainsi qu'aux associations disposant de leur propre académie ou société de services. Taille typique : 1 000 à 50 000 membres et 5 à 50 collaborateurs au secrétariat. Pour les petites associations gérées par des bénévoles, la solution est trop vaste.

Avons-nous besoin de Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement ?

Non. La suite est construite sur Microsoft Dataverse et la Power Platform ; la comptabilité s'exécute dans Microsoft Dynamics 365 Business Central. Pour cela, une licence Dynamics 365 Customer Engagement n'est pas nécessaire. Nous réunissons dans l'offre les licences Microsoft nécessaires à vos collaborateurs.

Pouvons-nous commencer par un seul domaine ?

La gestion des membres, la gestion des formations et la certification sont des applications autonomes reposant sur un socle commun. Nous déterminons avant l'offre quelle combinaison convient à vos processus — certains domaines s'appuient sur des fonctions des autres, par exemple les mandats de prélèvement ou les attestations de formation par personne.

La solution déclare-t-elle les crédits de formation aux ordres des médecins allemands ?

L'interface de déclaration électronique des crédits de formation (EIV) est construite, mais fonctionne sur une simulation jusqu'à l'ouverture d'un accès de test par les ordres des médecins. Elle est donc en préparation, et non terminée. Nous la montrons lors de la démonstration et nous nous engageons à vous dire, avant la mise en service, ce qu'elle fait. Les crédits de formation par cours et l'attestation de participation en PDF sont terminés.

Pouvons-nous reprendre nos données existantes ?

Oui — personnes, organisations, adhésions avec historique, formations, participations, mandats de prélèvement et postes ouverts. La reprise se déroule avec deux essais et un rapprochement ; nous indiquons le prix fixe après examen d'un export d'exemple.

Notre site web est-il conservé ?

Oui. Vos pages de formation renvoient vers la page de réservation de la suite. L'inscription y est possible sans compte de membre ; les membres se connectent et obtiennent automatiquement le tarif membre.

À qui appartiennent les données ?

À vous. Elles résident dans votre propre environnement Microsoft, dans Microsoft Dataverse, sont accessibles via les interfaces standard et exportables à tout moment. Aucun format de fichier propriétaire ne vous lie à nous.

Existe-t-il des conditions réduites pour les organisations à but non lucratif ?

Pour les licences Microsoft, les organisations reconnues d'intérêt général bénéficient de conditions réduites. Nous vérifions les conditions lors du premier entretien et accompagnons la reconnaissance.

Démonstration

Voyez vos processus dans la solution.

Nous vous montrons la chaîne sur un exemple concret — de la demande d'adhésion à la facture dans Business Central et au statut dans le portail des membres, en passant par la réservation de formation sur votre site web. La direction, les responsables du secrétariat et l'informatique obtiennent la même vue d'ensemble en une seule séance.

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